リファレンスチェック

リファレンスチェックとは?やり方や質問項目、採用企業の実施メリットを解説

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「リファレンスチェックって何?採用でどう使うの?」

「採用したメンバーが上手く仕事にハマっていない…。経歴書も面接時の印象も良かったのに。」

この記事を読んでいるあなたは、上記のような疑問・悩みをお持ちかもしれません。

終身雇用が見直され、働き方が多様化している近年、職務経歴書や面接だけでは採用候補者の適性を判断することが難しくなっています。

こういった背景から、欧米では一般的な「リファレンスチェック」が日本でも注目・浸透し始めていることをご存知でしょうか?

この記事では、採用時のミスマッチを防ぐ「リファレンスチェック」について解説していきます!

この記事でわかること

  • リファレンスチェックとは
  • リファレンスチェック実施の効果・メリット
  • リファレンスチェック実施のやり方・流れ
  • リファレンスチェック実施時の注意点・懸念点

 

目次

リファレンスチェックとは?

リファレンスチェックとは?

まずはリファレンスチェックが何なのかを説明していきます。

 

リファレンスチェックの意味・概要

リファレンスチェックの概要

リファレンスチェックとは、「採用候補者をよく知る人物から、人物像・スキルなどを直接ヒアリングする調査」です。

主なヒアリング対象者は前職や現職の上司・同僚・部下など、採用候補者と一緒に働いた人物です。

 

リファレンスとは英語の「reference(参照)」に由来し、第三者の意見を参照することから「推薦状」「紹介状」などの意味があります。

リファレンスチェックとはこの「推薦状」を取得して候補者の評価を行うことを指します。

 

リファレンスチェックで誰から推薦を取得するかについては以下記事も併せてご覧ください。

 

外資系企業では従来よりリファレンスチェックが実施されてきた

リファレンスチェックが外資系で一般的な理由

実はリファレンスチェックは従来より外資系企業で数多く実施されてきた選考手法です。

というのも海外(特にアメリカ)ではあらゆる場面で推薦状が重要視されており、就活時には大学教授からの推薦状、転職時にも上司からの推薦状の提出が求められます。

 

日本にある外資系企業も本国のこういった文化・社風を受け継いでおり、採用候補者をよく知る人物(職場の上司など)に電話をかけて評価をヒアリングすることが通例的に実施されてきました。

 

外資系企業のリファレンスチェック実施状況は以下の記事をご覧ください。

 

リファレンスチェックが昨今注目されている背景

リファレンスチェックが普及している背景

近年の日本では終身雇用が崩壊しつつあり、人材の流動性が上がっただけでなく、副業やリモートワークなどの多様な働き方も浸透してきています。

 

採用企業にとっては、様々な経歴を持つ採用候補者の適性を書類や面接だけで見極めることが難しくなっており、日系企業の間でも一緒に働いたことがある人物からの推薦(リファレンス)が重要になってきました。

またWeb上で質問・回答できるサービスが出始め、手軽かつ迅速にリファレンスチェックを行えるようになったことも普及の背景にあります。

 

日系企業のリファレンスチェック実施状況は以下の記事からご覧頂けます。

 

リファレンスチェックとバックグラウンドチェック(採用調査)の違い

リファレンスチェックとバックグラウンドチェックとの比較表

 

リファレンスチェックに似たものとして、バックグラウンドチェック(採用調査)を思い浮かべた方もいらっしゃるかもしれません。

 

リファレンスチェックでは、採用候補者の人物像・スキルなどのヒアリングが中心ですが、バックグラウンドチェック(採用調査)では、経歴に偽りがないか、金銭トラブル・反社会的な繋がりがないかを調べます。

それに対しバックグラウンドチェックは、主に探偵や信用機関が担ってきた調査で、コンプライアンス上のリスクがある採用候補者を事前に検知するものです。

 

リファレンスチェックと手法は似ていますが、目的・効果は異なっているので注意しましょう。

 

バックグラウンドチェックの概要やメリット、実施方法など詳細を知りたい方は以下の記事もぜひご覧ください!

バックグラウンドチェック(採用調査・身辺調査)とは?図解付きで解説

企業が中途採用を行う際、採用候補者の過去の経歴を把握することは簡単ではありません。そこで用いられてきたのが「バックグラウンドチェック(採用調査・身辺調査)」です。 今回はバックグラウンドチェック(採用 ...

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リファレンスチェック実施の効果・メリット

リファレンスチェックの効果まとめ

リファレンスチェックを行うと、以下3つの効果・メリットがあります。

【採用企業がリファレンスチェックを実施する効果・メリット】

  • 採用選考の効率化
  • 企業と採用候補者のミスマッチ防止
  • 採用後のパフォーマンス(生産性)向上

順に解説していきます。

 

リファレンスチェックの効果・メリット➀:採用選考の効率化

リファレンスチェックの効果①_選考の工数削減

選考フローにリファレンスチェックを組み込むことで、企業と相性が合わない採用候補者を面接前にスクリーニングできます。

また面接選考においても、リファレンスチェックで得た情報をもとに、気になる部分の深掘りだけに注力できるので面接を効率的に進めることができます。

 

リファレンスチェックの効果・メリット②:企業と採用候補者とのミスマッチ防止

リファレンスチェックの効果②_ミスマッチ防止

リファレンスチェックは複数人の推薦者から取得するケースが多く、採用候補者の多面的な評価を知ることができます。

特に面接では見抜きにくく、一緒に働いた人なら分かるようなネガティブ面も把握できるので、企業と採用候補者との相性をきちんと吟味できます。

 

採用のミスマッチが起こる原因や具体的な対策方法については以下の記事でも解説しています。

採用のミスマッチとは?採用ミスマッチの原因・対策方法【新卒・中途採用者の早期離職を防ぐ】 @2x
採用ミスマッチを防止するには?採用ミスマッチの原因・対策方法

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リファレンスチェックの効果・メリット③:採用後のパフォーマンス(生産性)向上

リファレンスチェックの効果③_生産性向上

採用後も、配属先のメンバーが採用者の性格・スキルをリファレンスチェックから容易に把握できるので、早期に受け入れ態勢を構築できます。

また採用者本人にも「ちゃんと自分のことを知ってもらっている」という安心感が生まれるため、すぐに組織・チームに馴染むことができます。

また中長期的には離職率の改善に繋がり、企業のイメージアップ・新たな採用候補者の集客にも繋がります。

 

リファレンスチェック実施のやり方

リファレンスチェックのやり方まとめ

リファレンスチェック実施のやり方は様々あり、主に以下3つが挙げられます。

【リファレンスチェックの実施方法】

  • 電話
  • メール
  • オンラインサービス

順に解説していきます。

 

リファレンスチェック実施のやり方①:電話

リファレンスチェックのやり方①_電話での実施

採用企業が推薦者に直接電話インタビューを行う方法です。

推薦者の回答に合わせて深掘りや追加質問ができる一方で、事前に電話する日程をメールで取り決めたり、回答内容をメモしたりなどの煩雑さがあります。

 

リファレンスチェック実施のやり方②:メール

リファレンスチェックのやり方②_メールでの実施

採用企業から推薦者にメールで質問をして、回答を返信してもらう方法です。

電話に比べて手間がそこまで掛からない一方で、推薦者のなりすましが行われるリスクがあります。

 

リファレンスチェック実施のやり方③:オンラインサービス

リファレンスチェックのやり方③_オンラインサービスでの実施

Web上で手軽に質問依頼・回答取得を完結できるリファレンスチェックサービスを使う方法です。

採用企業は質問と回答者条件を設定するだけで良いので、非常に簡単にリファレンスチェックを実施できます。

 

なりすまし対策として推薦者の本人確認を行っているサービスもあり、安心してリファレンスチェックを利用することができます。

 

リファレンスチェックでのなりすましを防ぐ方法については以下記事で詳しく説明しています。

 

 

リファレンスチェック実施の流れ

リファレンスチェックの流れまとめ

リファレンスチェックの流れは、以下3ステップになります。

【採用企業がリファレンスチェックを実施する流れ】

  1. 採用企業が採用候補者へ説明・合意
  2. 採用候補者が推薦者へ依頼
  3. 推薦者が採用企業からの質問へ回答

順に解説していきます。

 

リファレンスチェック実施の流れ①:採用企業が採用候補者へ説明・合意

リファレンスチェックの流れ①_採用候補者との同意

採用企業が採用候補者にリファレンスチェックの説明をし、実施の承諾を貰います。

採用候補者が不安なくリファレンスチェックを実施できるよう、しっかり説明しましょう。

 

リファレンスチェック実施の流れ②:採用候補者が推薦者へ依頼

リファレンスチェックの流れ②_推薦者との同意

採用候補者から推薦者にリファレンスチェックの説明をし、同意を得ます。

電話での実施であれば推薦者の電話番号を企業へ共有、Web上での実施であれば推薦者にWebサービスへ登録してもらいます。

 

リファレンスチェック実施の流れ③:推薦者が採用企業からの質問へ回答

リファレンスチェックの流れ③_質問への回答

最後に推薦者が採用企業からの質問へ回答します。

電話やメールであれば企業は推薦者に質問をし、回答を得ます。回答結果はレポートにまとめ、選考の判断材料にします。

 

手法別(電話・メール・オンラインサービス)の詳しい流れについては以下記事で解説しています。

 

リファレンスチェック実施時の質問内容・項目

リファレンスチェックの質問内容まとめ

リファレンスチェックでの質問内容は、大きく分けて以下の3つに分類されます。

【採用企業がリファレンスチェックで実施する質問内容】

  • 採用候補者の勤務態度について
  •  採用候補者の人物像について
  •  採用候補者のスキルについて

順に解説していきます。

 

リファレンスチェック実施時の質問内容➀:採用候補者の勤務態度について

リファレンスチェックの質問内容①_勤務態度

職務経歴書で書かれた在籍期間や実績の確認をはじめ、勤務態度やハラスメントの有無もヒアリングします。

採用候補者の勤務態度に関する質問内容は以下のとおりです。

  • 在籍期間は「◯年◯月~◯年◯月」で間違いありませんか?
  • 役職や仕事内容に間違いありませんか?
  • 社長賞を受賞したことに間違いありませんか?
  • 遅刻や欠勤、居眠りなどはありませんでしたか?
  • セクハラやパワハラなどのトラブルはありませんでしたか?

 

リファレンスチェック実施時の質問内容②:採用候補者の人物像について

リファレンスチェックの質問内容②_人物像

コミュニケーション能力だけでなく、どのような性格上の特性があるかをヒアリングします。

採用候補者の人物像に関する質問例は以下のとおりです。

  • 採用候補者とはどのような関係性でしたか?
  • 採用候補者はどんな人物ですか?
  • 周囲とのコミュニケーションは円滑でしたか?
  • 苦手とする人物像は?
  • また一緒に働きたいと思いますか?

 

リファレンスチェック実施時の質問内容③:採用候補者のスキルについて

リファレンスチェックの質問内容③_スキル

長所・短所やマネジメントスキル、または一緒に働かないと分からない能力についてヒアリングします。

採用候補者のスキルに関する質問例は以下のとおりです。

  • 強みや弱みは何ですか?
  • 問題やトラブルに対してどのように対処していましたか?
  • 部下をどのようにマネジメントしていましたか?
  • 候補者と仕事をする上での注意点はありますか?
  • どういう環境だと候補者は一番成果を出せそうですか?

 

リファレンスチェックの質問内容や回答についてより詳しく知りたい方は以下もぜひご覧ください。

 

リファレンスチェック実施時の注意点

リファレンスチェックの注意点まとめ

リファレンスチェックを行う場合、いくつか注意しなければならない点があります。

リファレンスチェック実施時の懸念点としては、以下2つが挙げられます。

【採用企業がリファレンスチェックを実施する際の懸念点】

  • リファレンスチェックを採用候補者の同意なく勝手に実施すると違法になる
  • リファレンスチェック結果による内定取り消しは難しい

順に解説していきます。

 

リファレンスチェックを採用候補者の同意なく勝手に実施すると違法になる

リファレンスチェックの注意点①_採用候補者の同意なく勝手に実施すると違法

リファレンスチェックでは個人情報を扱うので、個人情報保護法を守る必要があります。

第四章 個人情報取扱事業者の義務等

 第一節 個人情報取扱事業者の義務

  (利用目的による制限)

  第十六条 個人情報取扱事業者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。

  2 個人情報取扱事業者は、合併その他の事由により他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱ってはならない。

出典:個人情報の保護に関する法律(平成15年5月30日法律第57号)

事前に採用候補者の同意を得れば違法ではありませんが、本人からの同意なしにリファレンスチェックを実施すると違法となる可能性がありますので注意しましょう。

 

リファレンスチェックを勝手に実施するリスクについては以下の記事でも解説しています。

 

リファレンスチェック結果による内定取り消しは難しい

リファレンスチェックの注意点②_推薦結果から採用内定を取り消すのは難しい

内定は、法的に「就労始期付解約権留保付労働契約」と位置付けられており、労働契約が成立することを意味します。

そして、この契約においては、客観的・合理的に認められ、社会通念上相当と認められる場合でなければ、内定中に解約権を行使できないのです。

 

したがって、リファレンスチェックでいくら悪い評価が上がってきたとしても、内定取り消しを認められる可能性は限りなく低いので注意しましょう。

 

リファレンスチェックでの内定取り消しに関する詳しい説明は以下の記事をご覧ください。

 

リファレンスチェックに関するQ&A【採用企業向け】

リファレンスチェックへの疑問・悩み_採用企業編

ここまでリファレンスチェクのメリットや実施方法、質問内容や注意点を解説しました。

以下からはリファレンスチェックに対して採用企業が抱える悩みに回答していきます。

 

今回のQ&Aで回答する質問は以下のとおりです。

リファレンスチェックに関するQ&A【採用企業向け】

  • リファレンスチェックを実施するベストタイミングは?
  • リファレンスチェック実施を採用候補者に拒否されたら?
  • リファレンスチェックサービスはどういう観点で比較すれば良い?

順に回答していきます。

 

リファレンスチェックを実施するベストタイミングは?

リファレンスチェックのベストタイミング

リファレンスチェックを実施するタイミングとしては以下のどちらかをおすすめします。

【リファレンスチェック実施のベストタイミング】

  • 最終面接前
  • 最終面接後(内定通知の前)

選考の早い段階だと、採用候補者の志望度を醸成できていない中で依頼してしまうので、リファレンスチェックを拒否される可能性が高くなります。

また前章でお伝えした通り、リファレンスチェック結果から内定取り消しを行うことは難しいので、内定通知前の実施が無難です。

 

最終面接前後で実施するのが一番効果的ですので是非検討してみてください。

 

リファレンスチェック実施を採用候補者に拒否されたら?

リファレンスチェックを拒否された場合の対処法

一般的なリファレンスチェックでの回答取得率は80~90%と高い一方で、リファレンスチェックを拒否されてしまう場合も一定数あります。

もし拒否されてしまった場合は、採用候補者の事情を聞いた上で、以下どちらかで対応することをおすすめします。

【リファレンスチェックを拒否された場合の対処法】

  • 採用候補者が依頼しやすい推薦者からリファレンスを取得する
  • リファレンスチェック以外の方法で採用候補者を選考する

以下の記事でリファレンスチェックを拒否された場合の対処法を詳しく解説していますので、併せてご確認ください。

 

リファレンスチェックサービスはどういう観点で比較すれば良い?

リファレンスチェックサービスの比較項目

リファレンスチェックを効果的かつ手軽に実施できるオンラインサービスですが、調べてみると様々な種類のサービスが出てきます。

各社違いを鑑み、以下5つの項目で比較することをおすすめします。

【リファレンスチェックサービスの比較項目】

  • 質問の設定しやすさ
  • 推薦者のなりすまし防止
  • バックグラウンドチェックとの併用性
  • サポート体制
  • 料金体系(+契約の柔軟性)

以下の記事で、リファレンスチェックサービス10社の比較を行っていますので併せてご覧ください。

 

リファレンスチェックに関するQ&A【採用候補者向け】

リファレンスチェックへの疑問・悩み_候補者編

ここからはリファレンスチェックに対して採用候補者が抱える悩みに回答していきます。

今回のQ&Aで回答する質問は以下のとおりです。

リファレンスチェックに関するQ&A【採用候補者向け】

  • リファレンスチェック実施によって現職に転職がばれることはない?
  • リファレンスチェックは前職・前々職など、どこまでがヒアリング対象?
  • リファレンスチェック実施で採用選考に落ちる可能性は?

順に回答していきます。

 

リファレンスチェック実施によって現職に転職がばれることはない?

リファレンスチェックを断りたい場合の対処法

採用候補者の中には現職を持ちながら転職活動を行っている方も多いのではないでしょうか?

結論から伝えると、リファレンスチェックを実施されると現職に転職活動がばれてしまいます。

 

もし現職に転職活動を隠しておきたい場合は、その旨を採用企業に正直に伝えましょう。

推薦取得先を考慮してくれたり、別の選考手法で代替してくれる可能性があります。

 

リファレンスチェックで現職に転職がばれるリスクについては以下の記事で詳しく解説していますので、併せてご覧ください。

 

リファレンスチェックは前職・前々職など、どこまでがヒアリング対象?

リファレンスチェックでの現職以外の推薦者条件

リファレンスチェックは基本的に現職関係者(上司・同僚・部下)が対象になりますが、以下のような推薦者の条件が指定されることもあります。

【リファレンスチェックのイレギュラーな推薦者条件】

  • 前職や前々職の関係者
  • 顧客・パートナー会社
  • 大学時代の教授

退職理由について聞きたい場合や、クライアントとの信頼構築力を見たい場合など、採用企業の選考基準によって理由は様々です。

推薦者の指定条件に当てはまる人がいない、依頼しづらいなどの理由があれば、まずは採用企業に相談してみましょう。

 

推薦者の指定条件については以下記事で詳しく解説しています。

 

リファレンスチェック実施で採用選考に落ちる可能性は?

リファレンスチェックで採用選考に落ちる場合

残念ながらリファレンスチェックで採用選考に落ちてしまうケースもあります。

理由としては以下があります。

【リファレンスチェック実施で採用選考に落ちるケース】

  • 経歴や実績の詐称が発覚した
  • 人物像が採用企業の社風とマッチしない
  • 推薦者からの評価が悪い

当たり前ですが、採用企業への提出書類や面接でウソをつくことは絶対に避けましょう。

また転職活動前から現職関係者と信頼関係を築いておくことが重要で、関係が良好な人を推薦者に選ぶことがリファレンスチェック通過の鍵になります。

 

リファレンスチェックで採用選考に落ちるケースは以下記事で詳しく説明しています。

 

リファレンスチェックに関するQ&A【推薦者向け】

リファレンスチェックへの疑問・悩み_推薦者編

ここからはリファレンスチェックに対して推薦者が抱える悩みに回答していきます。

今回のQ&Aで回答する質問は以下のとおりです。

リファレンスチェックに関するQ&A【採用候補者向け】

  • リファレンスチェックで採用候補者の個人情報まで教えて大丈夫か?
  • リファレンスチェックの質問にはどう回答するのが良い?

順に回答していきます。

 

リファレンスチェックで採用候補者の個人情報まで教えて大丈夫か?

リファレンスチェックで回答を避けるべき項目

基本的に「人種」「信条」「犯罪歴」など、採用選考とは無関係な個人情報まで聞くことは違法です。

もしリファレンスチェックで採用企業にこういった個人情報についてヒアリングされたとしても回答しないように注意しましょう。

 

またそもそも採用候補者の同意のないリファレンスチェックは違法です。

採用候補者経由で依頼されたリファレンスチェックでない場合は、回答前に必ず採用候補者に確認を取ることをおすすめします。

 

リファレンスチェックに関する法律については以下の記事で解説しています。

 

リファレンスチェックの質問にはどう回答するのが良い?

リファレンスチェックへの回答時の注意点

リファレンスチェックの質問に回答する際は以下3つのことを意識しましょう。

【リファレンスチェック回答時の注意点】

  • 採用候補者のありのままの姿を回答する
  • 具体的なエピソードを沿える
  • 一般的な用語を使用して回答する

特に採用候補者を良く見せようとせず、ありのままの姿を分かりやすく具体的に伝えることが重要です。

 

1つ1つの詳しい説明は以下記事で行っておりますので、併せてご覧ください

 

リファレンスチェックの概要まとめ

リファレンスチェックをまとめると以下になります。

  • リファレンスチェックは、採用候補者の現職や前職の上司・同僚・部下から、人物像・スキルなどを直接ヒアリングする調査。
  • 企業と採用候補者とのミスマッチ防止だけでなく、採用フローの効率化・入社後の生産性向上にも繋がる施策。

  • 個人情報保護の観点から、リファレンスチェック実施の際は採用候補者から同意が必要。

採用のミスマッチ防止に繋がるリファレンスチェック、新しい選考手法として是非検討してみてください。

 

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  • この記事を書いた人

『Parame Magazine』編集部

採用課題や選考手法について解説。 一緒に「ミスマッチのない採用」を目指しましょう…!

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