リファレンスチェック

リファレンスチェックとは?【採用担当者向けに徹底解説】

リファレンスチェックとは?図解付きで解説【採用担当者向け】

「リファレンスチェックって何?採用でどう使うの?」

「採用したメンバーが上手く仕事にハマっていない…。経歴書も面接時の印象も良かったのに。」

この記事を読んでいるあなたは、上記のような疑問・悩みをお持ちかもしれません。終身雇用が見直され、働き方が多様化している近年、職務経歴書や面接だけでは採用候補者の適性を判断することが難しくなっています。

こういった背景から、欧米では一般的な「リファレンスチェック」が日本でも注目・浸透し始めていることをご存知でしょうか?この記事では、採用時のミスマッチを防ぐ「リファレンスチェック」について解説していきます!

 

リファレンスチェックとは?

リファレンスチェックとは、「採用候補者をよく知る人物から、人物像・スキルなどを直接ヒアリングする調査」です。前職や現職の上司・同僚・部下など、採用候補者と一緒に働いた人物が主なヒアリング対象になります。

従来は電話でのヒアリングが一般的でしたが、最近はWeb上で質問・回答できるサービスが出始め、簡単かつ迅速にリファレンスチェックを行えるようになっています。

 

採用調査・前職調査(バックグラウンドチェック)との違い

リファレンスチェックに似たものとして、採用調査・前職調査(バックグラウンドチェック)を思い浮かべた方もいらっしゃるかもしれません。リファレンスチェックでは、採用候補者の人物像・スキルなどのヒアリングが中心ですが、採用調査では、経歴に偽りがないか、金銭トラブル・反社会的な繋がりがないかを調べます。

リファレンスチェックとバックグラウンドチェックとの比較表

主に探偵や信用機関が担ってきた調査で、コンプライアンス上のリスクがある採用候補者を事前に検知するものです。リファレンスチェックと手法は似ていますが、採用ミスマッチを防ぐ目的ではありません。

※バックグラウンドチェックを行うケースは、個人情報保護のため近年かなり減ってきています。 

(リファレンスチェックの違法性については後述します。)

 

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リファレンスチェック実施の効果・メリット

リファレンスチェックを行うと、以下3つの効果・メリットがあります。

リファレンスチェックの効果まとめ

 

採用選考の効率化

選考フロー(特に1次面接前)にリファレンスチェックを組み込むことで、企業と相性が合わない採用候補者を面接前にスクリーニングできます。また面接選考においても、リファレンスチェックで得た情報をもとに、気になる部分の深掘りだけに注力できるので面接を効率的に進めることができます。

リファレンスチェックの効果①_選考の工数削減

 

企業と採用候補者とのミスマッチ防止

リファレンスチェックは複数人の推薦者から取得するケースが多く、採用候補者の多面的な評価を知ることができます。特に面接では見抜きにくく、一緒に働いた人なら分かるようなネガティブ面も把握できるので、企業と採用候補者との相性をきちんと吟味できます。

リファレンスチェックの効果②_ミスマッチ防止

 

採用後のパフォーマンス(生産性)向上

採用後も、配属先のメンバーが採用者の性格・スキルをリファレンスチェックから容易に把握できるので、早期に受け入れ態勢を構築できます。また採用者本人にも「ちゃんと自分のことを知ってもらっている」という安心感が生まれるため、すぐに組織・チームに馴染むことができます。

リファレンスチェックの効果③_生産性向上

また中長期的には離職率の改善に繋がり、企業のイメージアップ・新たな採用候補者の集客にも繋がります。

 

 

リファレンスチェック実施の流れ

リファレンスチェックの流れは、以下3ステップになります。

リファレンスチェックの流れまとめ

 

採用候補者への説明・合意 【企業 ⇒ 候補者】

企業が採用候補者にリファレンスチェックの説明をし、実施の承諾を貰います。

リファレンスチェックの流れ①_採用候補者との同意

 

採用候補者から推薦者への依頼 【候補者 ⇒ 推薦者】

採用候補者から推薦者にリファレンスチェックの説明をし、同意を得ます。電話での実施であれば推薦者の電話番号を企業へ共有、Web上での実施であれば推薦者にWebサービスへ登録してもらいます。

リファレンスチェックの流れ②_推薦者との同意

 

推薦者へのリファレンスチェック実施 【企業 ⇒ 推薦者】

企業は推薦者に質問をし、回答を得ます。回答結果はレポートにまとめ、選考の判断材料にします。

リファレンスチェックの流れ③_質問への回答

 

リファレンスチェックの質問内容

リファレンスチェックでの質問内容は大きく以下3つに分類されます。

採用候補者の勤務態度について

職務経歴書で書かれた在籍期間や実績の確認をはじめ、勤務態度やハラスメントの有無もヒアリングします。

・在籍期間は「◯年◯月~◯年◯月」で間違いありませんか?
・役職や仕事内容に間違いありませんか?
・社長賞を受賞したことに間違いありませんか?
・遅刻や欠勤、居眠りなどはありませんでしたか?
・セクハラやパワハラなどのトラブルはありませんでしたか?

 

採用候補者の人物像について

コミュニケーション能力だけでなく、どのような性格上の特性があるかをヒアリングします。

・採用候補者とはどのような関係性でしたか?
・採用候補者はどんな人物ですか?
・周囲とのコミュニケーションは円滑でしたか?
・苦手とする人物像は?
・また一緒に働きたいと思いますか?

 

採用候補者のスキルについて

長所・短所やマネジメントスキル、または一緒に働かないと分からない能力についてヒアリングします。

・強みや弱みは何ですか?
・問題やトラブルに対してどのように対処していましたか?
・部下をどのようにマネジメントしていましたか?
・候補者と仕事をする上での注意点はありますか?
・どういう環境だと候補者は一番成果を出せそうですか?

 

 

リファレンスチェック実施の懸念

リファレンスチェックを行う場合、以下2つ注意しなければならない点があります。

リファレンスチェックの違法性

リファレンスチェックでは個人情報を扱うので、個人情報保護法を守る必要があります。

第四章 個人情報取扱事業者の義務等

 第一節 個人情報取扱事業者の義務

  (利用目的による制限)

  第十六条 個人情報取扱事業者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。

  2 個人情報取扱事業者は、合併その他の事由により他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱ってはならない。

個人情報の保護に関する法律(平成15年5月30日法律第57号)

事前に採用候補者の同意を得れば違法ではありませんが、本人からの同意なしにリファレンスチェックを実施すると違法となる可能性がありますので注意しましょう。

 

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リファレンスチェックにより採用候補者が選考辞退する可能性

一般的なリファレンスチェックでの回答取得率は80~90%と高い一方で、リファレンスチェックを断られてしまう場合も一定数あります。ただリファレンスチェックを理由に選考辞退する場合、

・現職や前職での印象が悪く、リファレンスチェックを依頼できない。

・リファレンスチェックを依頼するほど、企業への志望度が高くない。

のどちらかである可能性が高く、採用選考でスクリーニングできるという見方もできます。導入を検討する際は、選考辞退者が増える可能性も考慮しましょう。

 

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リファレンスチェックまとめ

リファレンスチェックをまとめると以下になります。

・リファレンスチェックは、採用候補者の現職や前職の上司・同僚・部下から、人物像・スキルなどを直接ヒアリングする調査。

・企業と採用候補者とのミスマッチ防止だけでなく、採用フローの効率化・入社後の生産性向上にも繋がる施策。

・個人情報保護の観点から、リファレンスチェック実施の際は採用候補者から同意が必要。

採用のミスマッチ防止に繋がるリファレンスチェック、新しい選考手法として是非検討してみてください。

 

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