リファレンスチェック

リファレンスチェックとは?質問内容・メリット・実施方法を解説!

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終身雇用が見直され、働き方が多様化している近年、応募書類や面接だけでは採用候補者の適性・能力を判断することが難しくなっています。

 

こうした背景から、外資系企業では一般的な「リファレンスチェック」が日系企業でも注目・浸透し始めていることをご存知でしょうか?

この記事では、中途採用時のミスマッチを防ぐ「リファレンスチェック」について解説していきます。

「リファレンスチェックとは何かわからない」「リファレンスチェックの導入を検討している」このような方はぜひ最後までご覧ください!

この記事でわかること

  • リファレンスチェックとは
  • リファレンスチェックのメリット・デメリット
  • リファレンスチェックの実施方法とは
  • リファレンスチェックを違法性なく実施するために
  • リファレンスチェックの導入企業事例

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リファレンスチェック完全攻略ガイド_まとめ直下

 

リファレンスチェックとは?

リファレンスチェックとは?

転職・中途採用時の採用ミスマッチ防止に役立つと話題のリファレンスチェックですが、具体的にどのようなメリット・実施方法などがあるかわからない方が多いでしょう。

まずはリファレンスチェックとは何かを説明していきます。

 

リファレンスチェックの意味・概要とは?

リファレンスチェックの概要

リファレンスチェックとは、「採用候補者をよく知る第三者から、人物像・スキルなどを直接ヒアリングする調査」です。

主なヒアリング対象者は前職や現職の上司・同僚・部下など、採用候補者と一緒に仕事をした職場関係者です。

リファレンスとは英語の「reference(参照)」に由来し、第三者の意見を参照することから「推薦状」「紹介状」などの意味があります。

リファレンスチェックとはこの「推薦状」「紹介状」を取得して候補者の評価・選考判断を行うことを指します。

 

以下記事の記事ではリファレンスチェックで誰から推薦情報を取得するかについて解説しています。

リファレンスチェックの推薦は誰に依頼すべき?【採用企業向けに推薦の依頼方法も解説】 (1)
リファレンスチェックは誰に頼むべき?現職の上司・同僚など最適な推薦依頼先を解説

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外資系企業では従来よりリファレンスチェックが実施されてきた

リファレンスチェックが外資系で一般的な理由

実はリファレンスチェックは従来より外資系企業で数多く実施されてきた選考手法です。

というのも海外(特にアメリカ)ではあらゆる場面で第三者からの推薦状が重要視されており、就活時には大学教授からの推薦状、転職時にも上司からの推薦状の提出が求められます。

日本にある外資系企業も本国のこういった文化・社風を受け継いでおり、採用候補者をよく知る第三者(職場の上司など)に電話をかけて評価・情報をヒアリングすることが通例的に実施されてきました。

 

以下の記事では、外資系企業のリファレンスチェック実施状況を解説しています。

 

リファレンスチェックが昨今注目されている背景とは?

リファレンスチェックが普及している背景

近年の日本では終身雇用が崩壊しつつあり、人材の流動性が上がっただけでなく、副業やリモートワークなどの多様な働き方も浸透してきています。

採用企業にとっては、様々な経歴を持つ人材の適性・能力を応募書類や面接だけで見極める・判断することが難しくなっており、日本企業の間でも一緒に仕事をしたことがある第三者からの推薦情報(リファレンス)が重要になってきました。

またWeb上で質問・回答できるサービスが出始め、手軽かつ迅速にリファレンスチェックを行えるようになったことも普及の背景にあります。

 

以下の記事では、日系企業のリファレンスチェック実施状況(主に中途採用)をご確認頂けます。

 

リファレンスチェックとバックグラウンドチェック(前職調査)の違いとは?

リファレンスチェックとバックグラウンドチェックとの比較表

リファレンスチェックに似たものとして、バックグラウンドチェック(前職調査)を思い浮かべた方もいらっしゃるかもしれません。

リファレンスチェックでは、採用候補者の人物像・スキルなどのヒアリングが中心ですが、バックグラウンドチェック(前職調査)では、応募書類に記載された経歴(職歴・学歴)に偽りがないか、金銭トラブル・反社会的な繋がりがないかを調べます。

主に探偵や信用機関などの調査会社が担ってきた調査で、コンプライアンス上のリスクがある人材を事前に検知するものです。

リファレンスチェックと手法は似ていますが、目的・効果は異なっているので注意しましょう。

 

以下の記事では、バックグラウンドチェックのメリットや注意点などを詳しく解説しています。

バックグラウンドチェックとは?図解付きで解説【採用調査・身辺調査】
バックグラウンドチェック(採用調査・身辺調査)とは?内容や実施方法を解説

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リファレンスチェック実施の目的・メリットとは?

リファレンスチェックの効果まとめ

リファレンスチェックを行うと、以下3つの効果・メリットがあります。

【採用企業がリファレンスチェックを実施する目的・メリット】

  • 採用・面接選考の効率化
  • 企業と採用候補者のミスマッチ防止
  • 入社後のパフォーマンス(生産性)向上

順に解説していきます。

 

リファレンスチェックの目的・メリット➀:採用・面接選考の効率化

リファレンスチェックの効果①_選考の工数削減

選考フローにリファレンスチェックを組み込むことで、企業と相性が合わない採用候補者を面接前にスクリーニングできます。

また面接選考においても、リファレンスチェックで得た情報をもとに、気になる部分の深掘りだけに注力できるので面接を効率的に進めることができます。

新卒・中途採用問わず人事・面接担当者の工数削減、生産性向上が期待できます。

 

リファレンスチェックの目的・メリット②:企業と採用候補者とのミスマッチ防止

リファレンスチェックの効果②_ミスマッチ防止

リファレンスチェックは複数人の推薦者から取得するケースが多く、採用候補者の多面的な評価・情報を知ることができます。

特に面接では見抜きにくく、一緒に働いた人なら分かるようなネガティブ面も把握できるので、企業と人材の相性をきちんと吟味できます。

 

以下の記事では採用(特に中途採用)のミスマッチが起こる原因や具体的な対策方法についてご確認いただけます。

採用のミスマッチとは?採用ミスマッチの原因・対策方法【新卒・中途採用者の早期離職を防ぐ】 @2x
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リファレンスチェックの目的・メリット③:入社後のパフォーマンス(生産性)向上

リファレンスチェックの効果③_生産性向上

採用後も、配属先のメンバーが採用候補者の性格・スキルをリファレンスチェックから容易に把握できるので、早期に受け入れ態勢を構築できます。

また採用者本人にも「ちゃんと自分のことを知ってもらっている」という安心感が生まれるため、すぐに組織・チームに馴染むことができます。

また中長期的には離職率の改善に繋がり、企業のイメージアップ・新たな採用候補者の集客にも繋がります。

 

リファレンスチェックはいつ実施?ベストなタイミング(期間)とは

リファレンスチェック実施のタイミングはいつ?リファレンスチェックをいつ実施するかですが、以下のどちらかをおすすめします。

【リファレンスチェック実施のベストタイミング】

  • 最終面接前
  • 最終面接後(内定通知の前)

選考の早い段階だと、採用候補者の志望度を醸成できていない中で依頼してしまうので、リファレンスチェックを拒否される可能性が高くなります。

また前章でお伝えした通り、リファレンスチェック結果から内定取り消しを行うことは難しいので、内定後の実施はリスクがあります。

実施期間も最大1週間ほどで選考スケジュールに影響しないので、最終面接前後(内定通知前)で実施するのがベストなタイミングです。

 

リファレンスチェックは誰が実施する?

中途採用における、リファレンスチェック実施状況調査」によると、人事担当者が5割、外注・アウトソーシングが3割、その他が1割という結果になっています。

ただし、日系企業にスポットを当てると、人事担当者の割合は4割、外注・アウトソーシングの割合は3割、その他は2割です。全体の割合と比較すると、人事担当者の割合が減るとともに、外注・アウトソーシングとその他の割合が増えていることがわかります。

日本では、リファレンスチェックのオンラインサービスが注目されていることから、人事担当者の実施割合が低い結果と推測されます。

 

リファレンスチェック実施の流れとは?

リファレンスチェックの流れまとめ

リファレンスチェックの流れは、以下3ステップになります。

【採用企業がリファレンスチェックを実施する流れ】

  1. 採用企業が採用候補者へ説明・合意
  2. 採用候補者が推薦者へ依頼
  3. 推薦者が採用企業からの質問へ回答

順にご紹介していきます。

 

リファレンスチェック実施の流れ①:採用企業が採用候補者へ説明・合意

リファレンスチェックの流れ①_採用候補者との同意

採用企業が採用候補者にリファレンスチェックの説明をし、実施の承諾を貰います。

採用候補者が不安なくリファレンスチェックを実施できるよう、しっかり説明しましょう。

 

リファレンスチェック実施の流れ②:採用候補者が推薦者へ依頼

リファレンスチェックの流れ②_推薦者との同意

採用候補者から推薦者にリファレンスチェックの説明をし、同意を得ます。

電話での実施であれば推薦者の電話番号を企業へ共有、Web上での実施であれば推薦者にWebサービスへ登録してもらいます。

 

リファレンスチェック実施の流れ③:推薦者が採用企業からの質問へ回答

リファレンスチェックの流れ③_質問への回答

最後に推薦者が採用企業からの質問へ回答します。

電話やメールであれば企業は推薦者に質問をし、回答を得ます。回答情報・結果はレポートにまとめ、選考の判断材料にします。

 

以下記事では、リファレンスチェックの実施方法別(電話・メール・オンラインサービス)の実施の流れについて解説しています。

 

リファレンスチェック実施時の質問内容・評価項目とは?

リファレンスチェックの質問内容まとめ

リファレンスチェックでの質問内容は、大きく分けて以下の3つに分類されます。

【採用企業がリファレンスチェックで実施する質問内容】

  • 採用候補者の勤務態度について
  •  採用候補者の人物像について
  •  採用候補者のスキルについて

順にご紹介していきます。

 

リファレンスチェック実施時の質問内容➀:採用候補者の勤務態度について

リファレンスチェックの質問内容①_勤務態度

応募書類(職務経歴書)に記載された在籍期間や実績の事実確認をはじめ、勤務状況・態度やハラスメントの有無もヒアリングします。

採用候補者の勤務態度・実績に関する質問内容は以下のとおりです。

  • 在籍期間は「◯年◯月~◯年◯月」で間違いありませんか?
  • 役職や仕事内容に間違いありませんか?
  • 社長賞を受賞したことに間違いありませんか?
  • 遅刻や欠勤、居眠りなどはありませんでしたか?
  • セクハラやパワハラなどのトラブルはありませんでしたか?

 

リファレンスチェック実施時の質問内容②:採用候補者の人物像について

リファレンスチェックの質問内容②_人物像

コミュニケーション能力だけでなく、仕事を行う上でどのような性格特性があるかをヒアリングします。

採用候補者の人物像に関する質問例は以下のとおりです。

  • 採用候補者とはどのような関係性でしたか?
  • 採用候補者はどんな人物ですか?
  • 周囲とのコミュニケーションは円滑でしたか?
  • 苦手とする人物像は?
  • また一緒に働きたいと思いますか?

 

リファレンスチェック実施時の質問内容③:採用候補者のスキルについて

リファレンスチェックの質問内容③_スキル

長所・短所やマネジメントスキル、または一緒に仕事をしないと分からない能力・情報についてヒアリングします。

採用候補者の能力・スキルに関する質問例は以下のとおりです。

  • 強みや弱みは何ですか?
  • 問題やトラブルに対してどのように対処していましたか?
  • 部下をどのようにマネジメントしていましたか?
  • 候補者と仕事をする上での注意点はありますか?
  • どういう環境だと候補者は一番成果を出せそうですか?

 

以下の記事ではリファレンスチェックの質問内容と回答例を詳しく解説しています。

 

リファレンスチェック実施を採用候補者に拒否・辞退された場合の対処法は?

リファレンスチェックを拒否された場合の対処法

一般的なリファレンスチェックでの回答取得率は80~90%と高い一方で、リファレンスチェックを拒否されてしまう場合も一定数あります。

もし拒否されてしまった場合は、採用候補者本人から事情を聞いた上で、以下どちらかで対応することをおすすめします。

【リファレンスチェックを拒否された場合の対処法】

  • 採用候補者が依頼しやすい推薦者からリファレンスを取得する
  • リファレンスチェック以外の方法で採用候補者を選考判断する

 

以下の記事では、リファレンスチェックを候補者に拒否される理由や対処法を詳しく解https://parame.jp/saiyou-mikata/reference-check-declination/説しています。

 

リファレンスチェック実施時の注意点とは|内定取り消しや勝手に実施すると?

リファレンスチェックの注意点まとめ

リファレンスチェックを行う場合、いくつか注意しなければならないポイントがあります。

リファレンスチェック実施時の懸念点としては、以下2つが挙げられます。

【採用企業がリファレンスチェックを実施する際の懸念点】

  • リファレンスチェックを採用候補者の同意なく勝手に実施すると違法になる
  • リファレンスチェック結果による内定取り消しは難しい

順に解説していきます。

 

リファレンスチェックを採用候補者の同意なく勝手に実施すると違法になる

リファレンスチェックの注意点①_採用候補者の同意なく勝手に実施すると違法

リファレンスチェックでは個人情報を扱うので、個人情報保護法を守る必要があります。

第四章 個人情報取扱事業者の義務等

 第一節 個人情報取扱事業者の義務

  (利用目的による制限)

  第十六条 個人情報取扱事業者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。

  2 個人情報取扱事業者は、合併その他の事由により他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱ってはならない。

出典:個人情報の保護に関する法律(平成15年5月30日法律第57号)

事前に採用候補者本人の同意を得れば違法ではありませんが、本人からの同意なしにリファレンスチェックを実施すると違法となる可能性がありますので注意しましょう。

 

以下の記事では、候補者の許可なくリファレンスチェックを勝手に実施するリスクを詳しく解説しています。

 

リファレンスチェック結果による内定取り消しは難しい

リファレンスチェックの注意点②_推薦結果から採用内定を取り消すのは難しい

内定は、法的に「就労始期付解約権留保付労働契約」と位置付けられており、労働契約が成立することを意味します。

そして、この契約においては、客観的・合理的に認められ、社会通念上相当と認められる場合でなければ、内定中に解約権を行使できないのです。

したがって、リファレンスチェックでいくら悪い評価・情報が上がってきたとしても、内定取り消しを認められる可能性は限りなく低いので注意しましょう。

 

以下の記事では、リファレンスチェック実施で内定取り消しする場合について詳しく解説しています。

 

リファレンスチェック導入企業の事例5選

外資系企業では、当たり前となっているリファレンスチェック。

日系企業でも注目されつつありますが、どのような企業が導入しているのでしょうか?

ここでは、リファレンスチェック導入企業の事例を紹介します。

 

企業事例1:楽天株式会社

楽天株式会社は「採用活動におけるプライバシーポリシー」で、取得する情報に「リファレンスチェック」で得た情報も含まれることが定められています。

利用目的には「募集ポジションについて候補者の適格性を評価するため」と記載されており、同社におけるリファレンスチェックは、この目的で実施していると推測されます。

なお、同社は、プライバシーポリシーで採用候補者の情報をグループ内で共同利用するとしています。プライバシーポリシー上、採用候補者が応募したボジションが不採用になったとしても、他のグループ会社によって、採用候補者にオファーができる仕組みです。

リファレンスチェックの結果もグループ内で共有し、情報を活用していると考えられます。

参考:採用活動におけるプライバシーポリシー:採用情報|楽天グループ株式会社

 

企業事例2:株式会社メルカリ

株式会社メルカリは「採用活動におけるプライバシーポリシー」で、取得する情報に「バックグラウンドチェック、リファレンスチェック、その他確認手続きにより、弊社グループが取得する一切の情報」と定めています。

利用目的には、「応募者の適格性を評価するため」とし、これにはリファレンスチェックも含むとしています。このことから、リファレンスチェックの目的は、応募者の適格性を評価するためといえるでしょう。

スタートアップ企業で採用に力を入れている同社は、どういう環境であれば、採用候補者がパフォーマンスを発揮できるかに重点を置き、リファレンスチェックを導入していると考えられます。

参考:採用活動におけるプライバシーポリシー | 採用情報 株式会社メルカリ

 

企業事例3:株式会社SmartHR

株式会社SmartHRは「面接だけではわからない採用候補者に対する懸念や疑問」「会社・チームにマッチしているかの見極め困難さ」の課題から、リファレンスチェックを導入しています。

同社は、採用ミスマッチをなくすため、スキルとカルチャーの両面が会社やチームにフィットするかを見極める手段として、リファレンスチェックを活用しているのです。

また、リファレンスチェックの結果、採用候補者に気になる点があれば、再度面接を実施するなど、リファレンスチェックで得た情報を面接と合わせて活用するほか、採用後のオンボーディングに役立てています。

 

企業事例4:freee株式会社

freee株式会社の採用基準は、カルチャーフィット。「スモールビジネスを、世界の主役に。」のミッションを実現できる組織を目指すための採用基準です。

同社は、どんなに優秀でも、カルチャーフィットしない限り、例外なく採用しません。その手段として、社員の40%が面接官であるように、多くの面接官が選考にあたっていますが、同じ基準・質で選考を実施することの困難さから、リファレンスチェックを導入しています。

同社は従前、リクルーター自身でリファレンスチェックを実施していました。しかし、採用人数の拡大から、リファレンスチェックのオンラインサービスを活用し、90%の効率化を実現しています。

 

企業事例5:paypay株式会社

PayPay株式会社は、「採用の同意事項」に、最終選考、あるいは内定に近い採用候補者にリファレンスチェック、バックグラウンドチェックを行うことが記載されています。

加えて、履歴書等の情報を基に、卒業した大学、就業歴のある企業等に対して、採用調査をするために必要な情報を提供することがあると定めており、リファレンスチェックなどを外部機関を通じて実施してることが窺えます。

また、採用候補者が採用された場合、人事労務管理のために、職務経歴、資格情報などを利用すると記載しており、採用後のフォローに活用していると考えられます。

参考:採⽤時の同意事項に関して

 

こちらの記事ではリファレンスチェック導入・実施企業の事例を詳しくご紹介しております。

リファレンスチェック実施企業のリアルなメリットとは?【日系企業の実施事例も紹介】
楽天・SmartHR・PayPayなどリファレンスチェック実施企業の実態とは?【日系企業の導入事例付】

近年、認知度の高まりから注目されつつあるリファレンスチェック。 また、Web面接の浸透に伴い、採用候補者を見極めたいとのニーズから、日系企業でもリファレンスチェックを導入する企業が増えつつあります。 ...

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リファレンスチェックサービス3選!編集部おすすめ

採用企業自身で電話やメールで実施することも可能なリファレンスチェック。しかし、リファレンス先とのアポイントや日程調整が煩雑で、なりすましを防ぐための本人確認が困難なこともあるでしょう。

オンラインサービスであれば、工数の削減、なりすましの防止、実施の同意をオンライン上で記録できるなどのメリットがあります。

ここでは、編集部おすすめのリファレンスチェックサービス3選を紹介します。

今回ご紹介するのは以下3社です。

【リファレンスチェックサービスおすすめ3選】

  • Parame Recruit
  • back check
  • ASHIATO

 

リファレンスチェックサービス1:Parame Recruit

リファレンスチェックサービス画面①_ParameRecruit

出典:Parame Recruit(株式会社Parame)

Parame Recruit(パラミー リクルート)は、初期費用なしで、1回1万円から利用できるリファレンスチェックサービスです。

また、経済産業省・JETROが優秀事業として認定したリファレンスチェックサービスであり、信頼できるサービスといえます。

【Parame Recruitの特徴】

  • リーズナブルな料金体系
  • シンプルで使いやすい操作画面
  • バックグラウンドチェックとの組み合わせ可能

3回分セット購入で、1万円/(回)で利用できる「チケットプラン」、10万円/(月)で無制限で利用可能な「使い放題プラン」があります。月単位のプラン変更も可能で、実施頻度に応じた柔軟な運用が可能です。

バックグラウンドチェックと組み合わせて利用できることも、大きな特長です。

効率的に運用したい、必要に応じてバックグラウンドチェックも実施したいなどの採用企業におすすめです。

参考:株式会社Parame

 

リファレンスチェックサービス2:back check

リファレンスチェックサービス画面②_backcheck

出典:back check(株式会社ROXX)

back check(バックチェック)は、日本で初めて月額制を導入したリファレンスチェックサービスです。

【back checkの特徴】

  • オンラインで完結
  • 平均3日・90%の高い回答率の実現
  • 独自のアルゴリズムで採用候補者の特性・面接確認事項をサポート

毎月、多数のリファレンスチェックを実施する採用企業におすすめのサービスです。

KYCCが提供するコンプライアンスチェックシステム(Solomon )で反社チェックを実施することも可能です。サポート体制も充実しており、採用企業に適したback checkの活用方法をサポートチームが徹底支援します。

 

リファレンスチェックサービス3:ASHIATO

リファレンスチェックサービス画面③_ASHIATO

出典:ASHIATO(エン・ジャパン株式会社)

ASHIATO(アシアト)は、人材会社大手のエン・ジャパンが展開するリファレンスチェックサービスです。

【ASHIATOの特徴】

  • 人材大手のノウハウを活かしたレポートサービス
  • 面接官アドバイス機能の搭載

リファレンスチェックの結果から面接時に活用できる「面接官アドバイス」機能が搭載されており、面接時のチェックポイントや質問例などのレポートを面接に活かすことができます。

選考段階からリファレンスチェックの結果を活用したい採用企業におすすめです。

 

以下の記事では、リファレンスチェックサービス10社の比較をしていますので、参考にしてください。

リファレンスチェックサービス10社比較
リファレンスチェックサービス10社の費用・特徴比較│代行会社も

採用ミスマッチを防ぐリファレンスチェックですが、さまざまな種類のサービスがあり、どういった観点で比較すれば良いのかわかりづらいのではないでしょうか? 本記事ではリファレンスチェックサービスを検討するう ...

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リファレンスチェックで採用ミスマッチを防止しましょう

リファレンスチェックをまとめると以下になります。

  • リファレンスチェックは、採用候補者の現職や前職の上司・同僚・部下から、人物像・スキルなどを直接ヒアリングする調査。
  • 企業と採用候補者とのミスマッチ防止だけでなく、採用フローの効率化・入社後の生産性向上にも繋がる施策。

  • 個人情報保護の観点から、リファレンスチェック実施の際は採用候補者から同意が必要。

採用のミスマッチ防止に繋がるリファレンスチェック、新しい選考手法として是非検討してみてください。

また、弊社ではリファレンスチェック実施前の注意点やよくある疑問点をまとめた資料もご用意しております。

具体的な内容については、ダウンロードの上、ご確認ください。

リファレンスチェック完全攻略ガイド_まとめ直下

 

 

はじめてのリファレンスチェックなら「Parame Recruit」

リファレンスチェックは実施の流れや準備が煩雑であるため、多くの企業が専門のオンラインサービスを導入しています。

なかでも、リファレンスチェック専門サービス「Parame Recruit」なら、リファレンスチェック実施に必要な機能がすべて揃っているため、はじめてでも安心です。

Parame Recruitの特徴は以下のとおりです。

【リファレンスチェック専門サービス「Parame Recruit」】

  • 経済産業省・JETROから優秀事業として認定
  • 質問のテンプレート・推薦者の本人認証など、必要な機能が全て揃っている
  • 価格は1回あたり1万円〜と導入しやすい価格

他社の場合、リファレンスチェックを短期間に数多く実施することを想定した価格設定ですが、Parame Recruitなら低価格かつ単発で利用できるため、柔軟な運用が可能です。

リファレンスチェックがはじめての採用企業様やより柔軟な運用をご希望の方は、ぜひParame Recruit の導入をご検討ください。

詳細はこちら

  • この記事を書いた人

『Parame Magazine』編集部

株式会社Parame『Parame Magazine』編集部。多くの企業の採用支援や副業マッチングサービス運営の経験をもとに、人事・採用領域に携わる皆様のお役に立てるメディア・情報発信をしていきます。

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