リファレンスチェック

リファレンスチェック実施方法を手法別に解説【メール・電話・Webサービス】

リファレンスチェックの実施方法・具体的なやり方とは?【実施のメリットや質問内容も解説】

雇用流動化を背景に、注目されつつあるリファレンスチェック。

実施方法は、採用企業が実施する場合とリファレンスチェック専門サービスを利用する場合に大別されますが、ここではそれぞれの実施方法・具体的なやり方を解説します。

この記事でわかること

  • リファレンスチェックとは
  • リファレンスチェック実施のタイミング
  • リファレンスチェック実施の流れ

リファレンスチェックとは?

リファレンスチェックとは?リファレンスチェックとは、採用候補者の上司や同僚を対象に、人物像・勤務態度などをヒアリングする調査です。

外資系企業などでは浸透していますが、日本ではまだ馴染んでいる制度とはいえません。

ここでは、リファレンスチェックのメリットと実施者について説明します。

 

採用企業がリファレンスチェックを実施するメリット

中途採用をしたものの「パフォーマンスが期待ほどではなかった」「相性が合わず、すぐに辞めてしまった」「問題行動を起こす社員だった」ということはありがちです。

採用企業では、このようなリスクを避けるため、リファレンスチェックを実施します。これにより以下のようなメリットがあります。

【採用企業がリファレンスチェックを実施するメリット】

  • 雇用のミスマッチを防げる
  • 経歴詐称を見抜くことができる
  • 採用候補者の第三者から退職理由や人物像を確認できる
  • 転職候補者の育成に活かせる

このようにリファレンスチェックでは、採用候補者の第三者からさまざまな情報をヒアリングできるため、採用ミスマッチや経歴詐称の防止に有効だといえるでしょう。

 

以下の記事では、リファレンスチェックのメリットや注意点などを詳しく解説しています。

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リファレンスチェックは誰が実施するのか

リファレンスチェックは、外部サービスを利用するする場合と採用企業が実施する場合の2通りがあります。

外部サービスを利用する場合は、リファレンスチェック専門のオンラインサービスが主流です。

採用企業が実施する場合は、本人確認手続きや推薦者との日程調整の上で、電話・メールで行うことが一般的です。

 

リファレンスチェック実施のタイミングはいつがベストか

リファレンスチェックは、内定取り消しの法的リスクを踏まえて内定前に実施します。

選考の早い段階で実施すれば、リファレンスチェックの調査結果を踏まえた面接が可能です。

反面、実施コストの負担が多くなるように、リファレンスチェックの実施タイミングは、実施コストを考慮する必要があります。

今回解説するリファレンスチェックの実施タイミングは以下のとおりです。

【リファレンスチェックの実施タイミング】

  • 実施タイミング1:一次面接の後
  • 実施タイミング2:二次面接〜最終面接の前
  • 実施タイミング3:最終面接の後(内定直前)

順に解説していきます。

 

実施タイミング1:一次面接の後

一次面接の後に実施する場合、これから実施する二次面接、最終面接にリファレンスチェック結果を活用することが可能です。

選考の早い段階であり、手間や費用などの実施コストの負担が多くなります。

実施タイミング2:二次面接〜最終面接の前

二次面接〜最終面接の前に実施する場合、ある程度絞り込んでいることから、一次面接の後に実施する場合と比較して、実施コストは少なくなります。

リファレンスチェックの結果を面接に活かしたい場合は、有効な実施タイミングといえます。

 

実施タイミング3:最終面接の後(内定直前)

リファレンスチェックを実施する多くの企業は、最終面接の後であるこのタイミングに実施しています。

面接を終えたあとでも、面接や応募書類で判断した採用候補者の人物像や能力にギャップがないかの確認は可能です。

面接にリファレンスチェックの結果を活用したいという理由がなければ、実施コストの観点から、リファレンスチェックの実施タイミングは最終面接の後がベストといえます。

 

リファレンスチェックの実施方法4選

リファレンスチェックは、さまざまな実施方法があります。

今回解説するリファレンスチェックの実施方法は以下のとおりです。

【リファレンスチェックの実施方法4選】

  • 実施方法1:採用候補者の推薦者に電話で依頼する
  • 実施方法2:採用候補者の推薦者にメールで依頼する
  • 実施方法3:リファレンスチェック専門サービスを利用する
  • 実施方法4:調査会社(第三者機関)に依頼する

順に解説していきます。

 

実施方法1:採用候補者の推薦者に電話で依頼する

採用企業が実施する場合は、採用候補者の推薦者に電話で依頼することが多いでしょう。

しかし、本人確認の実施が難しく、リファレンスチェックのなりすましを防ぐことが困難といえます。

 

実施方法2:採用候補者の推薦者にメールで依頼する

採用企業が実施する場合、採用候補者にメールで依頼する方法もあります。

本人確認書類をメールで送付してもらうことが考えられますが、セキュアな環境を担保しない限り、採用候補者の推薦者に依頼することはできません。

 

実施方法3:リファレンスチェック専門サービスを利用する

リファレンスチェック専門サービスを利用する場合、採用候補者の推薦者にサービス登録をしてもらいます。

「eKYC」といわれる本人確認機能を搭載しているサービスであれば、セキュアに本人確認の実施が可能です。

 

実施方法4:調査会社(第三者機関)に依頼する

リファレンスチェックを第三者機関に依頼する場合、調査会社に依頼することが一般的です。

調査会社は、個人の依頼に基づく私的な調査を扱う興信所や探偵とは違い、法人取引として、候補者同意の上で実施されます。

オンラインサービスでない場合は、手軽さやスピードなど劣ることはありますが、質問技術が長けたプロの調査員によって、本音を引き出すことができるメリットがあります。

 

リファレンスチェック実施の流れ【方法別】

ここでは、方法別にリファレンスチェックの流れを説明します。

今回解説する実施の流れは以下のとおりです。

【リファレンスチェック実施の流れ|方法別】

  • 採用候補者の推薦者に電話で依頼する場合
  • 採用候補者の推薦者にメールで依頼する場合
  • リファレンスチェック専門サービスを利用する場合

順に解説していきます。

 

採用候補者の推薦者に電話で依頼する場合

採用候補者の推薦者に電話で依頼する場合の実施の流れは以下の通りです。

【リファレンスチェックの流れ|採用候補者の推薦者に電話で依頼する場合】

  • 実施ステップ1:採用候補者にリファレンスチェック実施の説明・合意を得る
  • 実施ステップ2:採用候補者が推薦者にリファレンスチェックの依頼をする
  • 実施ステップ3: 採用候補者から推薦者の連絡先を教えてもらう
  • 実施ステップ4:採用企業が推薦者に連絡し日程調整をする
  • 実施ステップ5:リファレンスチェックで実施する質問を決める
  • 実施ステップ6:リファレンスチェックを実施する

順に解説していきます。

 

実施ステップ1: 採用候補者にリファレンスチェック実施の説明・合意を得る

採用候補者に、リファレンスチェック実施説明・合意を得ます。

合意を得た旨は、必ず書面で記録が必要です。

 

実施ステップ2:採用候補者が推薦者にリファレンスチェックの依頼をする

採用候補者から、上司や同僚などの推薦者にリファレンスチェックの依頼をします。依頼が困難な場合、採用候補者の事情を考慮して、推薦者の選定を再考します。

 

実施ステップ3: 採用候補者から推薦者の連絡先を教えてもらう

リファレンスチェックの依頼を承諾した推薦者の連絡先を教えてもらいます。なりすまし防止の観点から、会社に連絡することとし、名刺をもらうと良いでしょう。

 

実施ステップ4:採用企業が推薦者に連絡し日程調整をする

リファレンスチェックは、複数の質問をすることから、短時間では終えることはできません。電話で実施する場合でも、推薦者の都合を踏まえ、事前に日程調整しましょう。

 

実施ステップ5:リファレンスチェックで実施する質問を決める

採用企業のリファレンスチェックの目的に合わせて、質問項目を決定します。職階に合わせた質問をすることも重要です。

以下の記事ではリファレンスチェックで実施すべき質問をより詳しく解説しています。

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実施ステップ6:リファレンスチェックを実施する

調整した日時に推薦者に電話し、リファレンスチェックを実施します。

なりすまし防止のため、採用候補者の会社に連絡しますが、推薦者の本人確認後に場所を変えて連絡を取るなどの配慮が必要です。

採用候補者は、現職企業に転職活動を伏せていることが大半ですので、採用企業は企業名を伏せて連絡することが望ましいでしょう。

 

採用候補者の推薦者にメールで依頼する場合

採用候補者の推薦者にメールで依頼する場合の実施の流れは以下のとおりです。

【リファレンスチェックの流れ|採用候補者の推薦者にメールで依頼する場合】

  • 実施ステップ1:採用候補者にリファレンスチェック実施の説明・合意を得る
  • 実施ステップ2:採用候補者が推薦者にリファレンスチェックの依頼をする
  • 実施ステップ3:採用候補者から推薦者の連絡先を教えてもらう
  • 実施ステップ4:リファレンスチェックで実施する質問を決める
  • 実施ステップ5:リファレンスチェックを実施する

順に解説していきます。

 

実施ステップ1:採用候補者にリファレンスチェック実施の説明・合意を得る

採用候補者に、リファレンスチェック実施説明・合意を得ます。

合意を得た旨は、必ず書面で記録が必要です。

 

実施ステップ2:採用候補者が推薦者にリファレンスチェックの依頼をする

採用候補者から、上司や同僚などの推薦者にリファレンスチェックの依頼をします。

依頼が困難な場合、採用候補者の事情を考慮して、推薦者の選定を再考します。

 

実施ステップ3:採用候補者から推薦者の連絡先を教えてもらう

リファレンスチェックの依頼を承諾した推薦者の連絡先を教えてもらいます。

なりすまし防止の観点から、名刺をもらうと良いでしょう。

 

実施ステップ4:リファレンスチェックで実施する質問を決める

採用企業のリファレンスチェックの目的に合わせて、質問項目を決定します。

職階に合わせた質問をすることも重要です。

 

実施ステップ5:リファレンスチェックを実施する

推薦者から受けた名刺の会社メールアドレス宛に、リファレンスチェックの質問項目を記載したメールを送ります。

会社メールアドレスに送ることで、ある程度の本人確認の役割が機能しますが、偽造される可能性も否定できません。

セキュアな環境で本人確認書類を貰い受けることができれば、その方法で本人確認を実施すると良いでしょう。

 

リファレンスチェック専門サービスを利用する場合

リファレンスチェック専門サービスを利用する場合のリファレンスチェックの流れは以下のとおりです。

【リファレンスチェックの流れ|リファレンスチェック専門サービスを利用する場合】

  • 実施ステップ1:採用候補者にリファレンスチェック実施の説明・合意を得る
  • 実施ステップ2:リファレンスチェックで実施する質問を決める
  • 実施ステップ3:採用企業から採用候補者にリファレンスチェックの案内を送る
  • 実施ステップ4:採用候補者が推薦者にリファレンスチェックの依頼をする
  • 実施ステップ5:リファレンスチェックを実施する

順に解説していきます。

 

実施ステップ1:採用候補者にリファレンスチェック実施の説明・合意を得る

採用候補者に、リファレンスチェック実施説明・合意を得ます。合意を得た旨は、必ず書面で記録が必要です。

 

実施ステップ2:リファレンスチェックで実施する質問を決める

採用企業のリファレンスチェックの目的に合わせて、質問項目を決定します。

リファレンスチェック専門サービスであれば、ポジション別や目的別の質問をテンプレートから簡単に組み合わせることが可能です。

 

実施ステップ3:採用企業から採用候補者にリファレンスチェックの案内を送る

採用企業から採用候補者にリファレンスチェックの案内を送ります。

メールで案内を送り、推薦者の基本情報をオンラインサービスに登録する仕組みが一般的です。

 

実施ステップ4:採用候補者が推薦者にリファレンスチェックの依頼をする

採用候補者から推薦者にリファレンスチェックの依頼をします。

推薦者より承諾を受けたら、採用候補者はオンラインサービスに推薦者のメールアドレス等の情報を登録します。

 

実施ステップ5:リファレンスチェックを実施する

オンラインサービスより、推薦者に依頼のメールを発信することにより、リファレンスチェックを実施します。

推薦者は、オンラインで本人確認の実施の上、期限内にリファレンスチェックの回答をします。

調査会社(第三者機関)に依頼する場合

リファレンスチェックを第三者機関の調査会社に依頼する場合、実施ステップは、専門サービスを利用する流れと概ね同様です。

候補者に実施同意取得の上、候補者から推薦者に依頼します。質問項目決定後、調査会社に依頼し、リファレンスチェックを実施します。

ただし、リファレンスチェックを適法に実施するため、ISO27001を取得しているなどコンプライアンス体制の整った調査会社を選定することが必要でしょう。

 

リファレンスチェックのやり方に関するQ&A

ここでは、リファレンスチェックのやり方に関するQ&Aを解説します。

回答する質問は以下のとおりです。

【リファレンスチェックのやり方に関するQ&A】

  • 質問1:リファレンスチェックで採用候補者の情報をどこまで知ることができますか?
  • 質問2:リファレンスチェック実施は個人情報保護の観点でプライバシーの侵害に該当しませんか?
  • 質問3:採用候補者が現職に転職活動を知られたくない(現職に推薦依頼ができない)場合はどうすればよいですか?
  • 質問4:採用候補者がリファレンスチェック実施を拒否した場合はどうすればよいですか?
  • 質問5:採用候補者にリファレンスチェックを実施することによって面接・選考辞退が増えませんか?

では、回答していきます。

 

リファレンスチェックで採用候補者の情報をどこまで知ることができますか?

リファレンスチェックは、採用企業と採用候補者の相性を測る目的から、調査対象は「人物像」「スキル」「勤務態度」が主となります。

バックグラウンドチェックの対象となっている「金銭トラブルの有無」などは対象になっていません。

バックグラウンドチェックについては以下の記事で詳しく解説しています。

リファレンスチェック実施は個人情報保護の観点でプライバシーの侵害に該当しませんか?

リファレンスチェックは、実施する際に必ず採用企業から採用候補者に実施の同意を得ます。

また、リファレンスチェックは、差別につながるような個人情報は対象にしていませんので、プライバシーの侵害に該当する恐れはないといえるでしょう。

採用候補者が現職に転職活動を知られたくない(現職に推薦依頼ができない)場合はどうすればよいですか?

採用候補者の現職先に推薦依頼ができない場合は、現職企業以外に推薦依頼します。

前職の企業や採用候補者の顧客などが考えられます。

採用候補者がリファレンスチェック実施を拒否した場合はどうすればよいですか?

採用候補者に、リファレンスチェックを拒否する事情を確認します。

事情に合わせて採用候補者が依頼しやすい推薦者に依頼するなど調整します。

どうしてもできない場合は、リファレンスチェック以外の方法で対応します。

採用候補者にリファレンスチェックを実施することによって面接・選考辞退が増えませんか?

志望度が高くない、あるいは採用候補者にやましい事情がある場合は面接・選考辞退をされることはあるでしょう。

これらの採用候補者は採用を避けるべきであり、リファレンスチェックを実施すること自体、スクリーニング効果があるといえます。

 

リファレンスチェックの実施方法、候補者の推薦者から回答を得るまでの流れまとめ

リファレンスチェックは、採用企業が実施する方法もありますが、本人確認の実施が困難であるほか、採用企業の負担も大きいといえます。

リファレンスチェック専門のオンラインサービスを利用することで、本人確認が担保され採用企業の負担も軽減できます。

採用企業に事情に合わせて、リファレンスチェックの専門サービスも検討しましょう。

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リファレンスチェックはメリットや注意点を理解した上で実施しよう

本記事でも解説したとおり、リファレンスチェックはさまざまなメリットがありますが、実施方法・流れは煩雑です。

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  • この記事を書いた人

『Parame Magazine』編集部

株式会社Parame『Parame Magazine』編集部。多くの企業の採用支援や副業マッチングサービス運営の経験をもとに、人事・採用領域に携わる皆様のお役に立てるメディア・情報発信をしていきます。

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