リファレンスチェック

リファレンスチェックを候補者の許可なく勝手に実施してよいのか?【リスクと依頼のコツを徹底解説】

リファレンスチェックを無断で実施したい!?【リスクを徹底解説】

人物像や働きぶりなど客観的な評価を知るため、採用候補者をよく知る人物に照会するリファレンスチェック。しかし、採用候補者にとっては実施のハードルが高く断られることもあります。

ここでは、リファレンスチェックを採用候補者の許可なく実施することのリスクや違法性などについて解説します。

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リファレンスチェックを実施する目的・効果

リファレンスチェックの目的・効果まとめ

採用企業は、リファレンスチェックをどのような目的で行うのでしょうか。ここでは、リファレンスチェックを実施する目的・効果について解説します。

 

候補者の経歴詐称を検知する

リファレンスチェックの目的・効果➀_経歴詐称を検知

採用候補者に内定を出した後は、法的には「始期付解約権留保付労働契約」といわれる労働契約が成立します。
この労働契約という性質上、内定取り消しは解雇の扱いと同一となり、客観的・合理的、かつ社会通念上認められるものに限られ、認められることは極めて限定的です。

 

経歴詐称を行っていたとしても、内定取り消しは容易ではないことから、内定前にリファレンスチェックを実施し、採用候補者に経歴詐称があるかを検知するために行うのです。

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候補者に対する第三者からの客観評価を確認する

リファレンスチェックの目的・効果②_客観評価の把握

履歴書や職務経歴書の書類、採用面接にて得た情報だけでは、採用候補者の人物像や仕事ぶりなど見極めることは困難です。

このような背景から、リファレンスチェックは、人物像や働きぶりなど採用候補者の関係者から客観的な評価を得ることを目的に、採用企業で活用されています。

 

リファレンスチェックを候補者の許可なく実施したい事情

リファレンスチェックの許可を取れない事情まとめ

リファレンスチェックは採用候補者に許可を得ることが必要ですが、場合によってはリファレンスチェックを許可なく実施したい事情が生じることも少なくありません。

ここでは、リファレンスチェックを許可なく実施したい事情はどのようなケースがあるかを解説します。

 

候補者を疑っていると思われたくない場合

リファレンスチェックは、外資系企業では一般的に行われていますが、日本ではまだ浸透していないうえ、採用候補者にとってネガティブなイメージを持たれることが多くあります。

このネガティブなイメージは、採用候補者にとって採用企業から疑われていると感じることが起因しているでしょう。

リファレンスチェックの許可を取れない事情②_拒否

疑っていると採用候補者に思われたくない採用企業側の事情が、、採用候補者に許可なくリファレンスチェックを実施したい理由として挙げられます。

 

候補者にリファレンスチェックを依頼して断られた場合

採用候補者による何らかの事情によって、リファレンスチェックを断られることもあります。

経歴詐称や現職で問題を起こしているなど後ろめたいことがある場合や、退職を強く引き止められているなどが主なケースです。

リファレンスチェックの許可を取れない事情①_疑われている

このような場合は、採用候補者は現職企業において協力を仰ぐことは困難であり、採用候補者からリファレンスチェックを断られることもあります。

このように、採用候補者からリファレンスチェックを断られた場合も、採用候補者の許可なくリファレンスチェックを実施したい事情のひとつです。

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候補者の許可なくリファレンスチェックを実施する場合のリスク

リファレンスチェックを無断で実施するリスクまとめ

ファレンスチェックは個人情報を多く扱いますが、許可なく実施することによるリスクや採用企業の影響について解説します。

 

候補者の許可がないと個人情報保護法に抵触する

リファレンスチェックは、実施することを法的に禁止されるものではありませんが、リファレンスチェックで得た採用候補者の個人情報は、個人情報保護法の適用を受けます。

リファレンスチェックを無断で実施するリスク➀_個人情報保護法に抵触

【現職企業が第三者提供するとき】

個人情報保護法の「個人データ」に該当し、採用候補者の現職企業は、採用候補者の同意なく個人情報を第三者である採用企業に提供すること(個人情報保護法第23条(第三者提供の制限))は違法となります。

 

【採用企業が第三者提供を受けるとき】

個人情報の第三者提供を受けるときは、個人情報保護法施行規則第17条(第三者提供を受ける際の記録事項)によって、個人情報の受理に関する記録をすることが義務づけられています。この記録には個人情報の取得経緯も含まれており、違法性があるにも拘らず個人情報の第三者提供を受けた場合、違法と判断される可能性があります。

 

そのため、採用候補者の許可なしにリファレンスチェックを行った場合は、採用企業と採用候補者の現職企業の双方が個人情報保護法に抵触する恐れがあります。

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企業の信用が傷つく可能性がある

リファレンスチェックを無断で実施するリスク②_企業の信用が傷つく

ここまて説明したように、採用企業が採用候補者の許可なしにリファレンスチェックを行った場合、採用企業と採用候補者の現職企業の双方が個人情報保護法に抵触する可能性があります。

とくに、採用企業は、不正な手段で個人情報を取得したとして、個人情報保護法第17条(適正な取得)に抵触する可能性があるほか、「採用候補者の許可を得ずにリファレンスチェックを行う企業」として、信用が傷つく可能性があります。

 

法令違反によって企業の信用に傷がつくと、負のスパイラルに陥り、信用を回復させることは容易でありません。

法令違反のレッテルが貼られ、人材の採用が極めて困難となることはもちろん、事業存続も危ぶまれます。

 

候補者の許可なくリファレンスチェックを実施する違法例

リファレンスチェックを無断で実施する違法例まとめ

ここでは、リファレンスチェックを採用候補者の許可なく実施する違法例を解説します。

 

候補者の職歴調査を調査会社に依頼する

リファレンスチェックとは別に採用調査(バックグラウンドチェック)というものがあり、専門の調査会社に依頼することで、採用候補者の経歴を調査することができます。

リファレンスチェックを無断で実施する違法例①_調査会社に依頼

但しこちらも個人情報の取得((個人情報保護法第17条(適正な取得))にあたるので、採用候補者の許可なく実施すると、採用企業が個人情報保護法の違反となる恐れがあります。

また、人種や信条、病歴や犯罪歴など「要配慮個人情報」と呼ばれる個人情報は、本人の同意を得ずに取得すると違反対象となるため、個人情報取扱事業者として、調査会社が入手しないように委託管理をすることも求められます。

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候補者のSNS上の知り合いにリファレンスチェックを依頼する

近年、採用活動のツールの一つとして、SNSを利用することが活発化していますが、SNSで採用候補者の知り合いを探してリファレンスチェックを依頼することも候補者に許可を得ていないことから、個人情報保護法に抵触する可能性があります。

リファレンスチェックを無断で実施する違法例②_SNS上の知り合いに依頼

また、SNS上で採用候補者の知り合いを探して、採用企業が独自でリファレンスを取得するなどの行為は、公開されている情報であっても個人情報保護法や職業安定法に抵触する恐れがあります。

意図せず、取得してはいけない情報を得る可能性もあり、留意が必要です。

 

リファレンスチェックを合法的に実施するために

リファレンスチェックを採用候補者に許可なく実施することは違法となることを説明しましたが、ここでは合法にリファレンスチェックを実施するためのポイントを解説します。

リファレンスチェックを合法的に実施するにはまとめ

 

候補者に依頼する際はリファレンスチェックのポジティブ面も伝える

採用調査の一種であるというネガティブなイメージが大きいレファレンスチェック。

採用候補者は、ネガティブな面からリファレンスチェックを断ることも少なくありませんが、リファレンスチェックは採用候補者にポジティブな面もあります。

リファレンスチェックによって、採用候補者の人物像や特性が自社のカルチャーに合うかなどを把握することで雇用のミスマッチを防ぐことができます。

リファレンスチェックを合法的に実施するには➀_ポジティブ面を伝える

また、採用候補者が働きやすく能力を発揮できる環境を聞き取ることができるなとのメリットもあります。

このようなポジティブ面も伝え、快くリファレンスチェック受けてもらえるよう許可を得ることで、リファレンスチェックを許可なく実施するような事態を防ぐことができます。

 

候補者の依頼しやすい人からリファレンスを取得する

現職企業に伏せて転職活動を行っている採用候補者にとって、現職上司や同僚にはリファレンスチェックの依頼はしにくいものです。

転職を強く反対されていることが見込まれる場合は、採用候補者からリファレンスチェックを断られることもありますので、採用企業はリファレンスを取りやすい人から取得できるよう配慮することが望まれます。

リファレンスチェックを合法的に実施するには②_候補者の推薦しやすい人から取得

採用候補者にとっても対応しやすく、採用企業にとっては、リファレンスチェックを許可なく実施する事態を防ぐことができますので、両者にとってメリットがあるといえます。

 

リファレンスチェックの代わりに候補者について知る方法

リファレンスチェックを代替する方法まとめ

リファレンスチェックを採用候補者から許可を得ることができない場合、他の方法にて採用候補者を知る必要があります。

リファレンスチェックによって得ることができる情報より劣ることはやむを得ませんが、次の方法を解説します。

 

候補者に在職証明書を提出してもらう

最低限の確認として、在籍企業を偽っているか否かを確認する方法として、在職証明書を提出してもらうことがあります。

リファレンスチェックを代替する方法➀_在籍証明書

ただし、在職証明書を要求する場合は、余程、職務経歴が怪しい場合にのみに限ることが望ましいでしょう。

採用候補者としては、在職証明書の要求は「疑われている」と解釈される可能性が極めて高いと思われるため、多用することは望ましくありません。

 

なお、経歴を確認する趣旨であれば、「職務経歴書」を要求することも有効です。

 

候補者に適性検査を実施する

採用試験においてSPIなどの適性検査を実施することが一般的です。

リファレンスチェックを代替する方法②_適性検査

ただし、適正検査は採用企業の活用の仕方で意義が大きく変わります。

自社のハイパフォーマー人材の適正に着目し、適正検査を用いたハイパフォーマー分析の下、自社で定義した採用基準を設定します。

この採用基準の下、適性検査を実施することで自社のカルチャーや組織に合う者であるかを見極め、雇用のミスマッチを低減させることが可能です。

 

候補者のリファレンスチェックを勝手に実施するリスクまとめ

リファレンスチェックは、法令上、採用企業が採用候補者から許可を得て、同意を得た旨のエビデンスを取得しておくことが必ず必要であり、採用候補者の許可なく勝手にリファレンスチェックを実施することはできません。

 

合法的に実施するためには、「リファレンスチェックのポジティブ面も伝える」「採用候補者がリファレンスを依頼しやすいように配慮する」というように、リファレンスチェックを断られることを防ぐ取り組みも大きなポイントとなります。

 

法令違反によって企業の信用に傷がつくと回復させることは容易ではありません。採用候補者に快くリファレンスチェックの許可をしてもらえるように配慮し、合法的にリファレンスチェックに取り組みましょう。

 

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