リファレンスチェック

リファレンスチェックを拒否された場合の対処法【採用担当者向け】

リファレンスチェックを拒否された?対処法を徹底解説【採用担当者向け】

中途採用の選考において、応募書類や面接試験の内容だけで、採否を判断するのは難しいものです。そこで実施されるのが、リファレンスチェックです。

 

しかし、リファレンスチェックは本人の承諾が必要なため、拒否される場合もあります。この記事では、リファレンスチェックを拒否されるケースや拒否された場合の対処法について解説します。

 

採用でのリファレンスチェックとは?

企業は、応募者が提出した書類の内容や面接試験の結果によって、採否を判断します。しかし、この内容が事実と異なっていた場合には、企業が採用候補者に期待する能力や実績、人柄、価値観、志向性が、実際のものとは違い採用のミスマッチが起こる可能性があります。

 

リファレンスチェックとは

リファレンスチェック(Reference check)とは、中途採用を行う企業が採用候補者の前職場での業務実績や勤務状況などを、前職の上司や同僚に問い合わせることです。リファレンス(Reference)とは、英語で「推薦・信用照会」を意味していて、応募書類に記載されている内容や面接で話した内容に虚偽がないか確認するために行われます。

 

リファレンスチェック実施のメリット

企業がリファレンスチェックを実施するメリットには、次のようなものがあります。

 

・経歴や職歴を確認して公正な選考を行うため

履歴書や職務経歴書など応募書類に記載されている内容に、誇張や虚偽があると公正な選考ができません。リファレンスチェックによって、採用候補者の職歴や職務経歴が正しいかどうかを確認することで公正な選考を行うことができます。

 

・客観的、多角的な判断を加える

応募書類や面接でアピールされる、長所や短所、職務遂行能力は、あくまでも本人の主観です。自身が正しく認識して説明できているとは限りません。リファレンスチェックを行うことで、客観的な視点での評価を加え、多角的に判断することができます。

 

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リファレンスチェックが拒否される理由

リファレンスチェック自体は違法ではありませんが、個人情報保護法の観点からも必ず同意が必要となります。したがって、何らかの理由によって同意を拒否されるケースも考えられます。また、リファレンスチェック先の推薦者や企業から拒否されることもあります。

 

拒否ケース①:採用候補者本人に拒否される

リファレンスチェックを拒否される理由①_採用候補者に拒否されるケース

一番多いのが、採用候補者本人から拒否されるケースです。拒否する主な理由は次のようなものがあります。

 

・在職中で、職場に転職活動を行っていることを知られたくない

・リファレンスチェックの対応を頼める人がいない

・応募書類の内容に虚偽がある

 

拒否ケース②:採用候補者の依頼先(推薦者)に拒否される

リファレンスチェックを拒否される理由②_依頼先(推薦者)に拒否されるケース

リファレンスチェックを実施する際には、採用候補者から指定された依頼者(推薦者)に問い合わせしますが、この依頼者(推薦者)に拒否されることもあります。主な理由は次のようなケースです。

 

・採用候補者に退職して欲しくない

・採用候補者との人間関係が悪く協力したくない

・転職の合否に関わるような重要な情報の提供に関わりたくない

・忙しくて回答に協力する時間が取れない

 

 

拒否ケース③:採用候補者の依頼先(企業)に拒否される

リファレンスチェックを拒否される理由③_依頼先(企業)に拒否されるケース

外資系では、リファレンスチェックを実施する企業が一般的なので、拒否されるケースはあまりありませんが、リファレンスチェックが一般的ではない業界や企業の場合には、次のような理由で拒否されることもあります。

 

・採用候補者の転職に不満を感じていて協力したくない

・忙しくてリファレンスチェックに対応できる人がいない

・個人情報保護法を詳しく理解していないため、本人の承諾があればリファレンスチェックを行っても法的に問題ないことを知らない

 

 

リファレンスチェックを拒否された場合の対処法

以上のように、リファレンスチェックを拒否されるケースにはさまざまな理由があります。しかし、対応の仕方によっては、一度拒否されたリファレンスチェックに応じてくれることもあります。ここでは、リファレンスチェックを拒否された場合の対処法について解説します。

リファレンスチェックを拒否された時の対処法まとめ

 

リファレンスチェック拒否の理由・事情を確認する

これまで説明した通りリファレンスチェックは、採用候補者が本人が拒否するケース、依頼先(推薦者)が拒否するケース、企業に拒否されるケースがあり、採用候補者によってはどうしても実施できない場合もあります。まずは、拒否された理由や事情を確認しましょう。

 

リファレンスチェックを拒否された時の対処法①_理由の確認

 

採用候補者が依頼しやすい推薦者からリファレンスを取得する

今の職場に転職活動を行っていることを内緒にしているなど、採用候補者によっては、リファレンスチェックの依頼をするのが、難しいケースもあります。リファレンスチェックの依頼先は、出来るだけ直近で勤務していた職場の上司や同僚が望ましいですが、どうしても難しい場合には、採用候補者が依頼しやすい推薦者を指定してもらうなど、柔軟に対応しましょう。

リファレンスチェックを拒否された時の対処法②_依頼しやすい推薦者から取得

 

リファレンスチェック以外で採用候補者を選考する

企業が採用の条件としてリファレンスチェックを必須としている場合は、採用を見送るしかありませんが、必須でない場合にはリファレンスチェック以外の方法によって、採用候補者の選考を行いましょう。

リファレンスチェックを拒否された時の対処法③_異なる方法で選考を行う

ワークサンプルテストや体験入社によって、採用候補者の評価している企業もあります。ワークサンプルテストとは、入社後に担当する予定の業務に似た仕事を、テストとして実施してもらって、業務の遂行能力を確認する方法です。

 

ワークサンプルテストも体験入社も、企業は採用候補者の実際に職務遂行能力を確認することができ、採用候補者も実際に担当する業務を体験できるため、入社後のミスマッチを防ぐことができます。

 

 

リファレンスチェックを拒否された場合の注意点

リファレンスチェックを拒否された場合には、以下の点に注意しましょう。

リファレンスチェックを拒否された時の注意点まとめ

 

採用候補者の同意なしにリファレンスチェックを強行しない

採用候補者本人からリファレンスチェックを拒否された場合、本人に内緒で行うなど強行することは法律違反となります。

リファレンスチェックを拒否された時の注意点①_候補者の同意なし

リファレンスチェックによって得られる情報は、「個人情報保護法」で規定する個人情報に該当します。個人情報保護法第23条には、第三者は本人の同意なしに、個人データを提供してはならない旨が記載されています。つまり、リファレンスチェックを実施する際には、採用候補者本人に事前の同意を得なければ、個人情報保護法に違反することになります。

 

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リファレンスチェック拒否を理由に採用内定を取り消さない

リファレンスチェックを拒否された時の注意点②_内定取り消し

法律的には、内定の時点で労働契約が成立していると判断され、内定の取り消しは解雇に該当します。過去の判例では、客観的・合理的な理由のない採用内定取り消しは、解雇権の乱用に当たり違法と判断されています。そのため、リファレンスチェックを拒否したからといって、採用内定を取り消すことは法律違反となる可能性があります。

 

以上のように、採用内定を出してからの取り消しは難しいため、リファレンスチェックを実施する場合は、内定を出す前に実施しましょう。

 

 

リファレンスチェックを拒否されないためには?

リファレンスチェックを拒否されない手段まとめ

リファレンスチェックを実施する際に、企業の採用担当者は拒否されないために、次のポイントに注意しましょう。

 

リファレンスチェック実施を早い段階で採用候補者に伝えておく

リファレンスチェックを拒否されない手段①_早い段階で通達

採用候補者が依頼先(推薦者)を選定して、リファレンスチェックの趣旨を説明し理解を得るには、時間がかかるケースもあります。また、依頼先(推薦者)の業務状況により日程調整なども必要です。そのため、リファレンスチェックを実施することは、募集要項に記載したり企業説明会で話すなど、できるだけ早い段階で採用候補者に伝えるようにしましょう。

 

ツールを導入して採用候補者と推薦者の負担を減らす

リファレンスチェックを拒否されない手段②_ツール導入

リファレンスチェックを拒否される理由として、依頼先の推薦者や企業が多忙のため対応できないというケースがあります。ツールを導入するなど、リファレンスチェックを効率化して採用候補者と推薦者の負担を減らすことで、拒否を避けることができる可能性があります。

 

最近では、電話やメールではなく、オンラインでやり取りをしたりアンケート形式で回答するサービスもあるので、導入を検討してみましょう。

 

リファレンスチェック拒否のまとめ

リファレンスチェックを実施する際には、まずは採用候補者に対してリファレンスチェックを実施する旨を早めに伝え、趣旨を理解してもらうことが大切です。

同意なしにリファレンスチェックを実施したり、リファレンスチェックを理由に採用内定を取り消すことは法律違反となる可能性があるので、十分に注意しましょう。

 

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