バックグラウンドチェック

バックグラウンドチェック(採用調査)のやり方は!?実施方法を徹底解説

外資系企業などの中途採用の選考時に実施されるバックグラウンドチェック。応募書類や面接において虚偽や経歴詐称かないかを調査するものですが、どのように進めるのでしょうか。

ここでは、バックグラウンドチェックの調査方法やリスクを鑑みた代替手段、調査方法の選び方を解説します。

 

この記事でわかること

  • バックグラウンドチェック(採用調査)とは
  • バックグラウンドチェックの実施方法
  • バックグラウンドチェックの実施方法の選び方

 バックグラウンドチェック(採用調査)とは?

バックグラウンドチェックとは?

バックグラウンドチェックとは、採用候補者の経歴に虚偽や詐称がないかを調べる採用調査です。

ここでは、バックグラウンドチェックの目的・効果、実施するための同意について解説します。

 

バックグラウンドチェック(採用調査)の目的・効果

バックグラウンドチェックの目的・効果

採用候補者は、自分をよく見せるため、実績に話を盛ったり、悪質な場合は経歴詐称を行うことも少なくありません。

採用企業において、虚偽や経歴詐称によって期待を下回るパフォーマンスの者や問題を起こしうる社員の採用することを未然に防ぐため、バックグラウンドチェックによってスクリーニングするのです。

 

 

バックグラウンドチェック(採用調査)実施には採用候補者の同意が必要

調査には採用候補者の同意が必要

バックグラウンドチェックは、専門の調査会社によって調査を実施しますが、虚偽や経歴詐称の調査が目的であることから、採用候補者にとってはネガティブな印象が強く、許可を得ることを躊躇することがあるでしょう。

しかし、調査内容は個人情報であることから個人情報保護法を受けるため、個人情報保護法第23条(第三者提供の制限などの規定から、調査会社で調査するにあって採用候補者の同意が必ず必要です。

また、「信条」「社会的身分」「犯罪歴」など差別につながり得る要配慮個人情報(個人情報保護法第17条2項(適正な取得))は、採用候補者の同意を得なければ取得は認められません。

 

 

バックグラウンドチェックの実施方法①:調査会社に依頼

採用候補者の経歴や身辺調査も対象となるバックグラウンドチェックは、専門の調査会社が実施することが一般的です。

ここでは、調査会社が調査できる項目やメリット・デメリットをお伝えします。

 

調査会社が調査できる項目

調査会社が調査できる項目

バックグラウンドチェックは、採用担当者の経歴に虚偽や経歴詐称がないかの調査をすることが主ですが、金銭トラブルや反社会的勢力チェックなどの身辺調査も対象となります。

調査会社では、一般に次のような項目が調査対象となります。

【主な調査対象】

  • 経歴
  • 学歴
  • 金銭トラブル
  • 反社会的勢力チェック
  • 採用候補者の素行

 

実際に調査会社に依頼する場合は、調査会社と打ち合わせの上で調査項目を決定します。

調査会社によって料金体系は異なり、項目毎や人数毎の設定がなされていますので、自社の調査項目に合わせた調査会社を選定すると良いでしょう。

 

調査会社に依頼するメリット・デメリット

調査会社が依頼するメリットVSデメリット

調査会社に依頼する最大のメリットは、採用企業で実施困難な調査が可能なことです。

金銭トラブルや反社会的勢力チェック、採用候補者の素行などの項目は専門的な調査が必要であり、採用企業が調査を実施することは極めて困難です

。このような調査をアウトソーシングできることのメリットは大きいでしょう。

 

他方、調査会社に依頼する主なデメリットは、採用企業が委託管理責任を負うことによって、調査会社が違法な調査をした場合、法令上の責任を負う可能性があることです。

差別につながるような要配慮個人情報は、採用候補者の同意を得ずに取得することは認められておりませんが、仮に同意を得たとしてもプライバシーの侵害に当たる可能性もあります。

コンプライアンスを徹底していない調査会社では、違法な調査を行う恐れもありますので、留意が必要です。

 

バックグラウンドチェックの実施方法②:企業自身で調査

バックグラウンドチェックは調査会社に依頼することが一般的ですが、ここでは、採用企業自身で調査を実施する場合の調査項目、メリット・デメリットを説明します。

 

企業自身で調査できる項目

企業自身で調査できる項目

採用企業自身で調査できる項目は、「学歴」「職歴」といった簡易に調査できるものに限られます。

基本的には、「学歴」であれば卒業証明書の取得、「職歴」であれば、採用候補者に同意を得た上で、採用候補者の現職企業から雇用形態や職歴、在籍期間などの情報が載った「職歴書」を得ることが可能です。

 

企業自身で調査するメリット・デメリット

企業自身で調査するメリットVSデメリット

採用企業自身で行うメリットは、調査会社に依頼する費用を削減できることです。

ただし、採用企業自身で行える調査項目は「学歴」「職歴」といった簡易な調査に限られているうえ、採用候補者への同意手続きや各種書類の手配依頼を行わなければならない事務負担がデメリットとして挙げられます。

 

バックグラウンドチェックの実施方法③:リファレンスチェック実施で代替

採用候補者の調査手法として、バックグラウンドチェックのほかにリファレンスチェックがあります。

両者は実施目的に違いがありますが、ここではリファレンスチェックで代替する場合の調査項目、メリット・デメリットを解説します。

 

リファレンスチェック実施で調査できる項目

リファレンスチェックで調査できる項目

リファレンスチェックとは、上司や同僚など採用候補者をよく知る者から、人物像やスキルなどを把握する調査です。

バックグラウンドチェックは、問題因子となりうる採用候補者の採用を未然に防ぐ「スクリーニング」が目的ですが、リファレンスチェックは、採用候補者が採用企業に合うかの「相性」をみることが目的です。

 

リファレンスチェックは、採用候補者との相性を見るため、具体的な調査内容は次のとおりです。

【リファレンスチェックの主な調査内容】

  • 職歴や経歴
  • 退職理由
  • 人物像や勤務態度
  • 職務能力やスキル
  • 採用候補者が活躍するための配慮事項

 

リファレンスチェックについて詳しく知りたい方は、「リファレンスチェックとは?【採用企業向けに徹底解説】」をご参考ください。

 

リファレンスチェック実施で調査するメリット・デメリット

リファレンスヘックのメリットVSデメリット

リファレンスチェックで代替するメリットとして、差別につながるような「要配慮個人情報」はリファレンスチェックの調査対象になっていない等で、法的リスクはバックグラウンドチェックより低いことが挙げられます。

バックグラウンドチェックの違法リスクについて詳しく知りたい方は、「採用時のバックグラウンドチェック(採用調査)は違法?【関連法を踏まえて徹底解説」をご参考ください。

 

他方、リファレンスチェックののデメリットとしては、採用候補者の問題因子となりうる要因をスクリーニングできないことが挙げられます。

ただし、バックグラウンドチェックは、業務に関係のないプライバシーに関わる情報が多く対象となっており、違法性も指摘されています。

 

バックグラウンドチェックの実施方法の選び方

採用候補者に対する調査は、自社が何を軸に調査したいかによりますが、ここでは調査方法の比較や組み合わせによる方法を解説します。

 

バックグラウンドチェックの実施方法の比較

バックグラウンドチェックの調査方法は、「調査会社に依頼」「採用企業自身で調査」「リファレンスチェックで代替」の三通りありますが、ここでは調査方法の比較を解説します。

調査方法の比較

・法的リスクについて

調査会社に依頼する場合、プライバシー侵害につながる情報、コンプライアンスの徹底していない調査会社では、採用企業が意図せず要配慮個人情報までも対象となるリスクがあります。

相対的に、「調査会社に依頼」する場合は法的リスクが高いといえます。

 

・調査内容について

調査内容については、「採用企業自身で調査」をする場合は調査できる範囲に限りがあり、収集できる情報が相対的に少ないです。

 

バックグラウンドチェックは、金銭トラブルや反社会的勢力チェック、採用候補者の素行などの情報が主となります。

問題因子となりうる採用候補者の採用を未然に防ぐには有用ですが、これらの情報はプライバシー侵害につながり法的リスクもあります。

 

リファレンスチェックは、プライバシー侵害にあたる情報は対象とせず、採用候補者が採用企業に合うかを目的に、採用候補者の人物像や職務能力、スキルといった情報が主な対象となります。

 

調査方法を組み合わせて実施することも

調査方法を組み合わせて実施

法的リスクやコスト等を踏まえて、調査方法を組み合わせて実施することも考えられます。

比較的容易な調査である「学歴」「食歴」の調査は採用企業自身で実施し、それ以外の情報は、バックグラウンドチェックであれば調査会社に、リファレンスチェックであればウェブサービスで実施するなどです。

 

バックグラウンドチェック(採用調査)のやり方まとめ

本記事では、バックグラウンドチェックのやり方や調査方法の種類・デメリットと選び方などについて説明しました。

バックグラウンドチェックは、違法性も指摘されているほか、人権侵害防止の観点から実施企業が減少しています。

また、バックグラウンドチェック自体が採用候補者から快く思われないことも多く、実施企業は敬遠される可能性もあるでしょう。

 

コンプライアンスの観点から、採用企業においてバックグラウンドチェックの必要性を改めて検討し、極力、リファレンスチェックで代替することを検討しましょう。

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  • この記事を書いた人

『Parame Magazine』編集部

採用課題や選考手法について解説。 一緒に「ミスマッチのない採用」を目指しましょう…!

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