バックグラウンドチェック

バックグラウンドチェック(採用調査)は選考フローに影響する!?所要期間も解説

 

バックグラウンドチェック(採用調査)は選考フローに影響する!?【所要期間(日数)を徹底解説】 @2x

近年、採用の選考プロセスのひとつとして使われつつあるバックグラウンドチェック。

採用調査として企業の目的にあわせた調査を実施しますが、選考期間の長期化は採用候補者の辞退を招きかねません。

ここでは、バックグラウンドチェックの調査の流れや選考フローへの影響、バッググラウンドチェック実施の所要期間について解説します。

 

この記事でわかること

  • バックグラウンドチェク(採用調査)とは
  • バックグラウンドチェックの実施方法
  • バックグラウンドチェックの採用フローへの影響

バックグラウンドチェック(採用調査)とは?

バックグラウンドチェックとは?

バックグラウンドチェックとは、採用選考過程において、面接や応募書類に虚偽がないかを調査する採用調査です。

詳しくは以下の記事で紹介しています。

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ここでは、バックグラウンドチェックの調査の目的や同意手続きについて説明します。

 

バックグラウンドチェック(採用調査)の目的・効果

バックグラウンドチェックの目的

バックグラウンドチェックは、将来、自社に悪影響もたらすリスクを抱えていないかを事前にスクリーニングすることを目的に実施します。

事前にスクリーニングすることで、問題を抱えている、あるいは期待ほどの人物でなかったなど、採用すべきでない者の採用をしないよう、採用リスクを抑えることができます。

 

バックグラウンドチェック(採用調査)実施には採用候補者の同意が必要

バックグラウンドチェックは専門的な調査が必要なため、専門の調査会社が実施することが大半です。

一般化していないこともあり、調査の性質上、採用候補者から実施を拒まれることもありますが、必ず採用候補者からの同意が必要です。

バックグラウンド調査は候補者の同意が必要

調査内容は個人情報の適用を受けることから、個人情報保護法第23条(第三者提供の制限)などの定めにより、採用候補者の同意が必ず必要です。

また、同意を得た旨は、個人情報保護法施行規則第17条(第三者提供を受ける際の記録事項)により、必ず書面やデータで記録をすることが求められます。

 

バックグラウンドチェックに関する法律について気になる方は以下の記事をご覧ください。

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バックグラウンドチェックの実施方法①:調査会社に依頼する場合

バックラウンドチェックは、専門的な調査のため、調査会社に依頼することが一般的です。

そこで以下では、調査会社に依頼した場合の流れと所要期間を解説します。

 

調査会社に依頼する場合の流れ

調査会社に依頼する場合の流れは次のとおりです。

調査会社に依頼する場合の流れ

 

調査会社に依頼する場合の流れ➀:採用候補者からの同意取得

調査会社に依頼する場合の流れ➀_採用候補者への説明・同意

採用企業は、採用候補者よりバックグラウンドチェックを実施する旨の同意を得ます。

社会的差別につながる可能性のある「犯罪歴」など、要配慮個人情報が調査対象に含まれる場合、違法リスクがあることに留意が必要です。

また、それらの情報を取得することについては、個人情報保護法第17条2項(適正な取得)により、採用候補者から同意を得ることも必要です。

 

調査会社に依頼する場合の流れ②:バックグラウンドチェックの依頼

調査会社に依頼する場合の流れ②_調査会社へ依頼

調査会社の調査範囲のうち、どのような調査を依頼するのかを取り決め、採用企業より、調査会社にバックグラウンドチェックを依頼します。

 

調査会社に依頼する場合の流れ③:バックグラウンドチェックの実施

調査会社に依頼する場合の流れ③_調査結果の報告

採用企業の依頼に基づき、調査会社にてバックグラウンドチェックを実施します。

職歴については、在籍証明書、退職済みであれば退職証明書、学歴については卒業証明書の提出を採用候補者より提出を受け、調査会社にて事実確認を行います。

不自然な空白期間、あるいは職歴期間の整合性など、関係機関や周囲の人物への聞き込みなどにより調査を実施します。

調査内容によっては、SNS調査や独自のデータベースを用いる事もあります。

 

調査内容については以下で詳しく解説しています。

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バックグラウンドチェックでは候補者の情報をどこまで調査できる?調査内容と方法も解説

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調査会社に依頼する場合の所要期間(日数)

バックグラウンドチェックの所要期間は、調査の内容や実施方法によって違いがあります。

調査会社毎に所要期間にばらつきがあり、早くて中2日、長くても1週間以内です。

調査会社に依頼する場合の日数

調査項目によっては、現地調査のため長く時間を要する事もありますが、目安として、1週間以内と考えて良いでしょう。

 

バックグラウンドチェックの実施方法②:企業自身で調査する場合

バックグラウンドチェックは、専門的な調査を含むため、企業自身で実施するには限界があります。

学歴や職歴、候補者の態度など対応可能な範囲で実施することが現実的といえます。

 

企業自身で調査する場合の流れ

企業自身で調査する場合の流れを説明します。

企業自身で調査する場合の流れ

 

企業自身で調査する場合の流れ➀:採用候補者からの同意取得

企業自身で調査する場合の流れ➀_採用候補者への説明・同意

バックグラウンドチェックを実施することについて、採用候補者から同意を得ます。

取得した個人情報の利用目的の説明も必要です。

 

企業自身で調査する場合の流れ②:証明書類の提出依頼

企業自身で調査する場合の流れ②_書類の提出

在籍証明書、あるいは退職証明書、最終学歴の卒業証明書の提出を採用候補者に依頼します。

勤務態度を対象範囲に含む場合は、リファレンス先の申し出、または指定が必要です。

 

企業自身で調査する場合の流れ③:調査の実施

企業自身で調査する場合の流れ③_調査実施

提出された証明書に虚偽性が疑われる場合、直接、証明書の発行機関に問い合わせをします。

ただし、個人情報の観点から問い合わせに応じることが少ないと考えられ、できる範囲での対応にとどまるでしょう。

職歴については、源泉徴収票や雇用保険の加入歴などから確認します。

 

詳しいやり方については以下の記事が参考になります。

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企業自身で調査する場合の所要期間(日数)

所要期間は、企業の体制などによって各様ですが、調査範囲は限られています。

簡易的なインターネット調査であれば1~2日ほどで終わりますが、経歴や勤務態度を調査対象に含む場合は、少なくとも2〜3週間かかる可能性があります。

企業自身で調査する場合の日数

日常業務をこなしつつ、採用業務を行う人事担当者の負担は大きいものです。

バックグラウンドチェックを並行して実施する場合は、想定外の時間を要することもあるでしょう。

 

バックグラウンドチェックの実施方法③:リファレンスチェックで代替する場合

リファレンスチェックは、採用企業と採用候補者との相性を見ることが目的であり、実施目的に違いがありますが、ここでは、リファレンスチェックで代替する場合の流れと所要期間について説明します。

リファレンスチェックの詳しい説明は以下記事でご覧ください。

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リファレンスチェックで代替する場合の流れ

リファレンスチェックは、オンラインサービスや調査会社、あるいは自社で実施することもありますが、ここでは共通する内容を解説します。

リファレンスチェックで代替する場合の流れ

 

リファレンスチェックで代替する場合の流れ➀:採用候補者からの同意

リファレンスチェックで代替する場合の流れ➀_採用候補者への説明・同意

バックグラウンドチェックと同様、採用候補者からの同意は必ず必要です。

書面、またはデータで必ず同意を得た旨の記録を残しますとともに、リファレンス先の決定を行います。

 

リファレンスチェックで代替する場合の流れ②:リファレンス先の依頼

リファレンスチェックで代替する場合の流れ②_推薦者への依頼・同意

採用候補者より、リファレンス先となる上司や同僚に実施する旨の説明等を行います。

通常、リファレンス先は二つ以上に依頼します。

 

リファレンスチェックで代替する場合の流れ③:リファレンスチェックの実施

リファレンスチェックで代替する場合の流れ③_リファレンスチェック実施

調査会社、オンラインサービス、あるいは採用企業にてリファレンスチェックを実施します。

オンラインサービスの場合は、メール等にオンラインサービスのログイン先を通知します。

本人確認を経てリファレンスチェックを実施しますが、推薦者のなりすましに留意が必要です。

 

リファレンスチェックでのなりすましを防ぐ方法は以下で解説しています。

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リファレンスチェックで代替する場合の所要期間(日数)

リファレンスチェックの期間は、実施方法によって各様です。

オンラインサービスは、比較的短期間に実施可能で、平均3日程度が主流です。

リファレンスチェックで代替する場合の日数

対面、あるいは電話で実施する場合、リファレンス先との日程調整が必要ですが、ポジションが上位であるほど調整がしづらく、1〜2週間はかかると考えられます。

 

バックグラウンドチェック(採用調査)の選考フローへの影響

バックグラウンドチェックの所要期間が長いと選考フローに影響することがあります。

ここでは、バックグラウンドチェックの所要期間の比較や選考フローへの影響について説明します。

 

バックグラウンドチェック(採用調査)の所要期間(日数)比較

バックグラウンド調査の所要期間比較

バッググラウンドチェック調査方法所要期間
調査会社に依頼2日〜1週間
採用企業で実施2〜3週間
リファレンスチェックで代替3日程度

バックグラウンドチェックは専門的な調査を含むため、調査会社に依頼すれば早くて中2日、目安としては1週間程度です。

しかし、企業自身が行う場合、限られた調査範囲内で対応しても2〜3週間、環境によってはそれ以上かかることもあります。

調査会社に依頼する場合、比較的短期間で対応可能です。

 

バックグラウンドチェック(採用調査)は1週間以内のため選考フローに影響しない

バックグラウンド調査の選考フローへの影響

バックグラウンドチェックは、採用企業自身で行う場合は、選考フローに大きく影響するリスクがあります。

調査会社に依頼する場合は、概ね1週間以内に実施可能ですので、選考フローに影響ありません。

 

バックグラウンドチェック(採用調査)の所要期間(日数)まとめ

バックグラウンドチェックは、専門的な調査を多く、法令的に取得が禁じられている個人情報もあります。

採用企業自身が実施する場合は、コンプライアンスの観点でリスクが大きいほか、実施しても調査できる範囲は限られ、所要期間も長期にわたる可能性が高くデメリットが多いといえます。

 

バッググラウンドチェックを調査会社に依頼した場合の期間は、早くて中2日程度、基本的には1週間あれば実施可能ですので、選考フローに影響することはありません。

コンプライアンス体制がしっかりした調査会社に依頼することで、選考フローに影響させることなく、バックグラウンドチェックを実施しましょう。

 

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  • この記事を書いた人

『Parame Magazine』編集部

採用課題や選考手法について解説。 一緒に「ミスマッチのない採用」を目指しましょう…!

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