バックグラウンドチェック（採用調査）は違法？【関連法を踏まえて徹底解説】

転職が当たり前になった近年、採用候補者の経歴をチェックするために行われるバックグラウンドチェック。

日本ではあまり浸透していませんが、外資系企業などでは一般的に行われています。

ここでは、バックグラウンドチェックの内容や違法となるケースのほか、リファレンスチェックの安全性について解説します。

 

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バックグラウンドチェック（採用調査）とは？

バックグラウンドチェックとは、採用調査の一種であり、採用候補者の経歴に問題や虚偽がないかを調査することで、前職調査ともいわれています。

バックグラウンドチェックについては以下の記事で詳しく解説しています。

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ここでは、バックグラウンドチェックの効果・目的と調査内容について解説します。

 

バックグラウンドチェック（採用調査）の効果・目的

履歴書や職務経歴書は、採用候補者からの自己申告によるものであり、客観的な評価ではありません。

採用企業としては、問題因子となり得るような者を採用しないよう、採用選考段階でスクリーニングをしておきたいという意図から、バックグラウンドチェックを実施することが大半です。

 

バックグラウンドチェック（採用調査）の調査内容

バックグラウンドチェックは、採用候補者の経歴について、問題や虚偽がないかを確認する調査ですが、具体的な調査内容は次のとおりです。

バックグラウンドチェックは、調査会社が実施するケースが多くを占めます。

 

調査会社によっては、「犯罪歴」「病歴」なども対象とすることもありますが、このようなセンシティブな情報は個人情報保護法において「要配慮個人情報」として定義され、本人の同意なしに取得することは認められていません。

 

バックグラウンドチェックでの調査範囲は以下の記事で詳しく紹介しています。

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バックグラウンドチェック（採用調査）が違法になるケース

バックグラウンドチェックは、採用すべきでない者をスクリーニングすることが目的です。

探偵や調査機関などの調査会社が実施することが基本ですが、要配慮個人情報である採用候補者のセンシティブな情報を意図せず入手してしまうこともあり、違法となるリスクがあります。

ここでは、バックグラウンドチェックが違法になるケースを解説します。

 

バックグラウンドチェック（採用調査）を採用候補者の許可なく実施する

バックグラウンドチェックは、経歴詐称かないかを主に行うチェックであることから、採用候補者にとってネガティヴな印象を持たれることが一般的です。

そのため、採用候補者から許可を得ることができないこともあるでしょう。

とくに、採用候補者が経歴詐称など後ろめたいことをしている場合は、拒否をされる可能性は極めて高いです。

 

このような背景から、採用候補者から許可を得ずにバックグラウンドチェックを行いたい事情があると考えられますが、この行為は、（個人情報保護法第23条（第三者提供の制限））により個人情報保護法に抵触する恐れがあります。

 

バックグラウンドチェック（採用調査）で採用選考と無関係な情報まで調査する

バックグラウンドチェックは、基本的に調査会社が行いますが、調査会社によっては採用選考と無関係な情報まで入手することもあります。

「国籍」「信条」「病歴」「犯罪歴」など、差別につながり得る情報は、個人情報保護法において「要配慮個人情報」と定義され、本人の許可なく入手してはいけない情報とされています。

コンプライアンスを徹底していない実施機関は、独断で入手してしまう恐れもありますが、個人情報保護法上、調査会社に委託した場合は委託管理責任も追うため、採用企業の意図に拘らず法に抵触する恐れがあります。

 

バックグラウンドチェック（採用調査）の調査結果をもとに採用内定を取り消す

内定は、法的に「就労始期付解約権留保付労働契約」という労働契約が成立します。

このことから、内定取り消しは労働契約上の「解雇」に相当し、客観的・合理的、かつ社会通念上相当と認められる場合に限り、内定取り消しが認められます。

 

バックグラウンドチェックの調査をもとに内定取り消しを行うことは極めてハードルが高いといえます。

バックグラウンドチェックでの内定取り消しについては以下の記事を参考にしてみてください。

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バックグラウンドチェック（採用調査）をする際の注意点

バックグラウンドチェックは、運用や管理を一歩間違えると、法令違反に繋がるリスクがありますが、ここでは、法令違反とならないようにバックグラウンドチェックを行うための注意点を解説します。

 

バックグラウンドチェック（採用調査）を実施することを採用候補者に伝える

バックグラウンドチェックを行うには、個人情報保護法の観点から、採用候補者の許可を得ておく必要があります。

バックグラウンドチェックは、選考の最終段階で行うことが大半ですが、バックグラウンドチェックの実施前に実施する旨と目的を伝えて、採用候補者から許可を得ます。

許可を得た旨は、個人情報保護法施行規則第17条（第三者提供を受ける際の記録事項）に基づき、記録をする必要がありますので、必ず書面を残すようにしてください。

 

バックグラウンドチェック（採用調査）を依頼する調査会社を吟味する

採用企業は、調査会社を利用する際、個人情報保護法上、委託先である調査会社を管理する責任が生じます。

近年、プライバシーの意識の高まりから、プライバシー侵害にあたる可能性の高いバックグラウンドチェックを実施する企業は減少傾向にあります。

調査会社を活用するにあたっては、プライバシー侵害に当たらないよう、細心の注意を払いコンプライアンスを徹底した調査会社を選定しましょう。

 

バックグラウンドチェックのやり方については以下の記事でも詳しく紹介しています。

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バックグラウンドチェックでは採用選考に関係する内容のみを調査してもらう

委託管理責任の観点から、調査会社による調査内容はしっかりと管理する必要があります。

本人から許可を得ていないと入手が制限される病歴や犯罪歴などの「要配慮個人情報」、差別につながる可能性のある信仰や本籍地など「職業安定法で収集が制限されている情報」を違法に収集しないよう、必ず取り決めをするよう心がけてください。

 

バックグラウンドチェック（採用調査）を採用内定前に実施する

内定は、すでに解説したとおり、労働契約の一種であり、内定取り消しは「解雇」と同等の扱いとなります。

バックグラウンドチェックを内定後に実施し、何らかの問題が見つかったとしても、内定取り消しを認められることは極めて難しいといえます。

そのため、バックグラウンドチェックは、必ず採用内定前に行いましょう。

 

バックグラウンドチェックが選考フローに影響するかどうかは以下の記事をご覧ください。

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リファレンスチェックなら法的リスクが低い

バックグラウンドチェックは、ここまで説明してきたように、管理体制に最新の注意を払わないと法的リスクが高いといえますが、リファレンスチェックなら法的リスクが低いといえます。

ここでは、バックグラウンドチェックとの比較やリファレンスチェックの法的リスクの低さについて解説します。

 

リファレンスチェックとは

リファレンスチェックとは、採用候補者の人物像や勤務状況などについて、採用候補者の関係者に問い合わせる調査で、採用企業と採用候補者の相性が合うかを確認することが目的です。

雇用のミスマッチを防ぐほか、採用候補者が活躍しやすいように、働く環境を配慮するための目的もあります。

 

リファレンスチェックについては以下の記事で紹介しています。

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リファレンスチェックとバックグラウンドチェック（採用調査）の比較

リファレンスチェックは、「雇用のミスマッチ」を防ぐことが目的ですが、バックグラウンドチェックは、「危険因子がある採用候補者を検知」することが目的です。

また、リファレンスチェックは「採用企業」「ウェブサービス」、バックグラウンドチェックは「探偵」「調査機関」というように実施者の違いもあります。

 

バックグラウンドチェックは、プライバシー侵害にあたる情報も対象になっていることもあり、違法性も指摘されていることから、実施企業は減少傾向です。

また、探偵や調査機関による調査という特性上、採用候補者から選考を敬遠されることもあるでしょう。

また、バックグラウンドチェックでは、調査会社が採用候補者の現職企業に調査の連絡をしたことによって、採用候補者が転職活動をしていることが現職企業に知られてしまったというトラブルもあります。

 

リファレンスチェックなら法的リスクが低い

バックグラウンドチェックは、適正に管理していないと「要配慮個人情報」や「収集を制限されている情報」を違法に入手してしまう可能性があるほか、適法であったとしてもプライバシー侵害になる恐れもあります。

リファレンスチェックは、違法性のある個人情報は収集の対象外となっており、採用候補者からリファレンスチェックの実施許可を得るなど必要な対処を行っていれば、法的リスクは極めて低いといえます。

 

リファレンスチェックに関する法律は以下の記事も併せてご覧ください。

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バックグラウンドチェック（採用調査）の違法性まとめ

バックグラウンドチェックは、調査会社を委託先として調査を実施しますが、運用や管理不備で違法に個人情報を入手してしまう、あるいは調査会社の瑕疵があった場合に委託管理責任を問われてしまうなど法的リスクが高いといえます。

バックグラウンドチェックを実施・依頼する際には、実績や管理体制がしっかりしている調査会社に依頼し、違法性なく実施しましょう。

 

 

バックグラウンドチェックはメリットや注意点を理解した上で実施しよう

バックグラウンスチェックはさまざまなメリットがありますが、違法性なく実施するためには実施上の留意点や関連法について理解する必要があります。

弊社では、バックグラウンドチェックでよくある疑問や注意点をまとめた資料もご用意しております。

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