リファレンスチェック

リファレンスチェックへの回答依頼を受けた場合の実施方法【推薦者向けに徹底解説】

 

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リファレンスチェックは、書類や面接だけでは分からない採用候補者の能力・人物像を知るのに役立つ採用選考手法です。

しかし、リファレンスチェックを頼まれた側は突然の依頼に困惑することも多く、どう対応するべきか迷ってしまうこともあるでしょう。

また「そもそも、リファレンスチェックがどんなものか分からない」「当たり障りなく回答するべきなのか、本音を言っていいのか迷ってしまう」という声も度々耳にします。

そこで今回は、リファレンスチェックの回答依頼を受けた場合の対処法を解説します。

いざという時に慌てず済むよう、参考にしてみてください。

この記事でわかること

  • リファレンスチェックとは
  • 採用企業がリファレンスチェックを実施する流れ
  • リファレンスチェックの回答依頼を受けた場合の注意点

 

目次

リファレンスチェックとは?

まずは、リファレンスチェックとは何かという概要から、実施の意義や目的までを確認していきましょう。

 

リファレンスチェックとは?

リファレンスチェックとは

リファレンスチェックとは、前職の上司や同僚に、採用候補者の業務実績や人物像を直接ヒアリングする採用選考手法です。

つまり、人事担当者が候補者の採用可否を判断する1つの材料として活用されるのです。

 

外資系企業やIT企業で実施されることが多いですが、昨今は日系大手企業でもリファレンスチェックを実施するケースが増えています。

 

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リファレンスチェックは候補者の同意の上で実施される

リファレンスチェックは、採用候補者の同意の上で実施されます。

個人情報保護の観点から必ず同意を得て行うのが必須とされていますから、そうでないリファレンスチェックには答えないのが原則です。

リファレンスチェックは候補者の同意が前提

 

同意が得られているのであれば、

「安易に個人情報を話してしまって大丈夫だろうか?」

と心配する必要はありません。

 

基本的には、あらかじめ先方の採用担当者もしくは採用候補者本人から連絡がきて、リファレンスチェックへの協力同意を求められることが大半です。

ある日突然連絡がきて、その場で根掘り葉掘り聞かれることはありませんので、安心してよいでしょう。

 

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リファレンスチェックを企業が実施する場合の目的・効果

リファレンスチェックの目的・効果

リファレンスチェックは、書類や面接だけでは分からない、採用候補者の能力・人物像を知るために行われます。

書類や面接でおよその経験や人柄は推察できても、実際に現場で一緒に働いてみるとイメージと違ったということは少なくありません。

期待していたような成果が得られず、コミュニケーションもしづらくなり、企業・候補者ともにデメリットの多い採用になってしまうでしょう。

リファレンスチェックは、このような採用ミスマッチを防ぐために有効な手法として確立されています。

 

リファレンスチェックを企業が実施する場合の流れ

リファレンスチェックの実施方法まとめ

ここでは、リファレンスチェックを企業が実施する場合の流れを紹介します。

どのようにリファレンスチェックが依頼されるのかも記しますので、目を通してみてください。

 

リファレンスチェックの実施方法と流れ①:電話の場合

リファレンスチェックの実施方法①_電話

リファレンスチェックは、電話で実施されることが多いです。

その場合、先方の採用担当者もしくは採用候補者本人から連絡がきて、まずリファレンスチェックへの協力可否を聞かれます。

 

協力すると回答した場合、いつヒアリングを行うかの予定調整を行います。事前に質問項目が渡されることもありますので、準備しておきましょう。

予定された日に採用担当者からの電話を受け、質問されることに回答すれば終了です。

 

リファレンスチェックの実施方法と流れ②:オンラインサービスの場合

リファレンスチェックの実施方法②_オンライン

近年、オンラインサービスでのリファレンスチェックも盛んになっています。

Web上で回答を求められる場合もありますので、指定されたオンラインサービスの使用方法を確認しながら進めます。

 

稀に、メールなど文書だけで回答を求められるケースもありますので、回答方法は事前に確認しておきましょう。

 

リファレンスチェック実施時の推薦者への質問内容

リファレンスチェックの質問項目まとめ

次に、リファレンスチェックで聞かれることの多い質問内容をいくつかピックアップ致します。

事前に質問項目が知らされることもありますが、傾向はしっかり掴んでおきましょう。

 

リファレンスチェック実施時の推薦者への質問①:学歴・職歴

まず、学歴や職歴に関する質問です。

リファレンスチェックの質問項目①_職歴・学歴

過去の経歴に詐称がないか調べる意味合いが強く、特に入社年月と退社年月に関する質問が多くなるでしょう。

 

正確に記憶していない場合はその旨伝えても問題ありません。

 

リファレンスチェック実施時の推薦者への質問②:職務内容・役割

次に、職務内容や役割に関する質問です。

リファレンスチェックの質問項目②_職務内容・役割

・関わっていた仕事の内容

・与えられていた役職や役割

・一緒に働いていたメンバーの数

・部下の人数

・会社から期待されていたこと

などを質問されるケースが多いです。

 

職務経歴書と照らし合わせて矛盾点がないか調べたり、多角的な視点で過去の経験を把握したりするときに活用されます。

 

リファレンスチェック実施時の推薦者への質問③:実績

次に、実績に関する質問です。

リファレンスチェックの質問項目③_実績

担当していた仕事や部署によって質問内容は異なりますが、なるべく定量的な表現をするのがよいでしょう。

 

・支店で〇位の営業成績だった

・人件費を年間〇円削減した

・顧客解約率を〇%にまで引き下げた

・リピーター率が〇%以上で、周りより10%ポイント以上高かった

・管轄内の新卒退職率が3年連続0%だった

 

など、客観的な事実が分かるよう数字で表すのがポイントです。

ただし、自社の成長戦略や経営の実態を全て吐き出すことのないよう、注意しましょう。

 

リファレンスチェック自体は違法ではありませんが、自社の就業規則に違反しないよう、社外の人に話すべき内容は吟味しておくことが肝心です。

 

リファレンスチェック実施時の推薦者への質問④:会社からの評価

次に、会社からの評価に関する質問です。

リファレンスチェックでばれること④_会社からの評価

・営業の手腕が認められ、2020年に社内表彰された

・プロジェクトのディレクションが得意で、新規案件をよく任されていた

・部下からの信頼が厚く、マネジメントに適した人材とみなされていた

・取引先の信用を得るのが上手なのでよく経営層に同行していた

など、会社からの評価が分かるようなエピソードを伝えるのがよいでしょう。

 

また、直近の人事評価の内容を伝えることも効果的です。

 

会社がどんな人材だとみなし、どんな仕事を任せようとしていたのか伝えれば、会社での立ち位置・周りからの評価が伝わりやすいかもしれません。

 

リファレンスチェック実施時の推薦者への質問⑤:人物像

最後に、人物像に関する質問です。

リファレンスチェックの質問項目⑤_人物像

仕事に関することはもちろん、多少プライベートのエピソードを交えて伝えるのもよいでしょう。

 

・人付き合いがよく、終業後によく部署や年代関係なく飲みに行っていた

・休日は常に山登りしているくらいバイタリティーが強く、体力がある

・ミスや失敗があっても前向きに反省できるポジティブさがある

・細かい数字の扱いが得意ではなく処理に時間がかかる傾向がある

・期日の近い仕事が立て込むと優先順位を見誤ってしまうことがある

 

など、書類だけでは分からないその人の姿を伝えるのが理想です。

 

リファレンスチェックへの回答依頼を受けた場合の注意点

質問への回答時の注意点まとめ

リファレンスチェックへの回答時では、配慮すべきポイントや注意すべきポイントが存在します。

ここでは、3つのポイントに絞って解説します。

 

リファレンスチェックへ回答する場合の注意点➀:候補者の「ありのままの姿」を回答

質問への回答時の注意点①_ありのままの姿を回答

第一に、採用候補者の「ありのままの姿」を回答することです。

いい印象を与えようと変に話を盛ったり、脚色を交えて話すのは避けましょう。

 

後々採用候補者本人と採用担当者でリファレンスチェックの結果をもとに面接を行うことフィードバックを行うことも多いため、話に齟齬があればすぐに気づかれてしまいます。

自分だけではなく自社全体の印象が悪くなりますし、採用候補者への不信感を、採用担当者に抱かせてしまいます。十分注意しておきましょう。

 

リファレンスチェックへ回答する場合の注意点②:候補者の具体的なエピソードを添えて回答

質問への回答時の注意点②_具体的なエピソードを添える

第二に、具体的なエピソードを添えて回答することです。

そのためには、数字や実績の読み上げにならないよう意識するのがポイントです。

 

なぜその実績が出せていたのか、どんなところに苦労していたのか、どうやって乗り切り、どんな評価を得ていたのかを順序立てて話せば十分なエピソードになりますので、試してみましょう。

 

リファレンスチェックへ回答する場合の注意点③:一般的な用語を使用して回答

質問への回答時の注意点③_一般的な用語を使用

第三に、一般的な用語を使用して回答することです。

同業にしか通じない専門用語は避け、もし使う場合でもも簡単な解説を入れるなど工夫しましょう。

 

「何を話していたのか分からなかった」となっては、リファレンスチェックの意義が損なわれてしまいます。

 

相手に伝わりやすい表現を意識するのがポイントです。

 

リファレンスチェックへの回答実施が難しいと感じた場合

質問への回答が難しい場合まとめ

リファレンスチェックへの回答を依頼されても、必ずしも対応できるとは限らないかと思います。ここでは、回答実施が難しいと感じた場合の対処法をお伝えします。

 

リファレンスチェックへの回答が難しい場合:回答を断っても問題ない

リファレンスチェックの回答が難しい場合①_回答が難しい理由を伝え断る

まず大前提として、リファレンスチェックの回答依頼は断っても問題ありません。

・本業が忙しくて時間が取れない

・リファレンスチェックへの回答をプレッシャーに感じる

・採用候補者の転職を応援できない(業務上の関わりが薄かった、狭かった)

という理由があり、断る人も一定います。

 

先方には「仕事が立て込んでおり、なかなか協力できるタイミングがない」「自分は適任ではないと思う」など率直に話し、丁重にお断りましょう。

 

リファレンスチェックへの回答が難しい場合:推薦者の可能な範囲で回答を実施

リファレンスチェックの回答が難しい場合②_可能な範囲で回答

可能な範囲でリファレンスチェックに回答するのも、1つの手段です。

・協力はしたいものの、全ての項目には答えられない

・自分も既に退職しているので、正確なデータでお答えできない

などの事情があれば、依頼を受けた段階で先方に伝えておきましょう。

 

それでも是非協力してほしいということであれば、答えられる範囲で質問にお答えしてみてください。

無理に繕わず、率直に相談をするのがおすすめです。

 

リファレンスチェックへの回答依頼を受けた場合の実施方法まとめ

リファレンスチェックは、前職の上司や同僚に採用候補者の採用候補者の能力・人物像を聞いて選考に役立てる手法です。

 

自分を信頼して依頼してくれたということですから、無理のない範囲で協力するのがよいでしょう。

 

回答の際は、無理に印象をよくしようとしすぎず、ありのままの姿を率直に伝えるのが理想です。

転職成功の鍵となれば、退職後のつながりも切れずに繋がっていきそうですね。

 

 

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  • この記事を書いた人

『Parame Magazine』編集部

採用課題や選考手法について解説。 一緒に「ミスマッチのない採用」を目指しましょう…!

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