採用コラム

リファレンスチェックとは?採用の失敗や業務委託/フリーランスのミスマッチを防ぐ、リファレンスチェックを解説

リファレンスチェックとは

リファレンスチェックとは?


・企業と候補者のミスマッチを防ぐためのツール
・企業にも、候補者にもメリットが有る
・費用は5000円〜と安価に利用できる

副業や業務委託が一般的になりつつある昨今、アサインのミスマッチや、転職/採用時のミスマッチによる失敗に頭を悩ませる担当者/経営者様が多くなって来ています。

この記事では、ミスマッチをなくすための「リファンレスチェック」について解説致します。

リファレンスチェックとは?違法じゃないの?

リファレンスチェックとは?違法じゃないの?

リファレンスチェックは、欧米を中心に転職やジョブチェンジ、業務委託の受発注の際に行われている調査です。

応募者の前職の勤務状況や、面接時に回答した内容/実績に虚偽がないか、前職の知人に確認をする調査として行われています。

近年では、「候補者をよく知る第三者からの推薦」として、面接情報の補完の役割を果たす事例も多くなっています。

日本国内では「候補者に許諾をとって行うことで、実施可能」です。違法ではありません。

リファレンスチェックとは?前職調査は違う?

リファレンスチェックと似たもので、「前職調査」があります。主に調査内容が異なります。

リファレンスチェックで確認される項目

・実績

・勤務態度

・コミュニケーション

などが挙げられます。

前職調査で確認される項目

・経歴詐称

・金銭トラブル

などが挙げられます。

個人情報保護法の厳格化により、従来の前職調査を行う企業は少なくなっていると言われています。

日本でのリファレンスチェック実施企業/団体

日本でのリファレンスチェック実施企業/団体

日本でも、昔からリファレンスチェックが実は行われて来ました。
その多くが、前職調査に近い内容をメインに行っています。

・探偵/興信所

・信用機関

・ネットリサーチ事業者

などが、挙げられます。

また、「採用担当が所属企業に直接の架電をして実施」することも可能です。

その場合、1人のリファレンスチェックにつき15~30分程の架電と、報告書の作成、社内レポートの作成に60分ほどの時間を掛けている事例が多くなっております。

日本では、候補者に許諾を取って行う場合には違法ではありません。※許諾を取らずに行う場合、違法となってしまう為、注意が必要です。

リファレンスチェックの種類

リファレンスチェックも分類をすることができます。

バックグラウンドチェック

入社応募者/発注候補者の経歴等申告内容を照合確認します。採用時のリスクマネジメントのために行います。

主なバックグラウンドチェック項目

人事・採用調査
学歴・職歴チェック
データベースチェック
各種職業資格チェック
HRリファレンスチェック
反社チェック

信用調査(個人だけでなく、法人にも実施することもあります。)

契約時において、相手方の信用状態を確認します。財務主体の従来型信用調査に加え、代表者や役員の背後調査(反社チェック等)を行います。

主な信用調査項目

法人信用調査
個人信用調査
デューデリジェンス
反社チェック

最近では、SNSなどの発信によるリスクが無いか調査するSNSチェックや、インターネット上の記事や書き込みなどを調査するインターネットのチェックが行われる場合があります。

価格帯は、20,000円前後〜数十万円(調査が大規模に渡る場合には数百万円)と高額な調査も多いです。平均すると200,000円程度の費用がかかると言われています。

候補者への報酬が高額な場合や、登用後の影響範囲の大きさを考えた際に、「多額の費用を掛けてもリスクヘッジをするべき」という判断をし、実施/導入されています。

リファレンスチェックって何のためにやるの?

リファレンスチェックの目的は主に以下の3つに分けられます。

①採用/業務委託発注のミスマッチを防ぐ

候補者をよく知る前職/現職の知人からの紹介を行うことで仕事に対する能力を確認することができます。マネジメント力、コミュニケーション力などの仕事に対する姿勢を知るための質問を行います。

②履歴書、職務経歴書、面接だけではわからなかった部分を確認する

履歴書や、面接だけで知ることができなかった候補者の情報を知る事ができます。前述の前職調査に近い、法令違反や経歴詐称等の情報確認にも繋がります。

③入社後/発注後の受け入れを円滑に行う

候補者をよく知る第三者からのリファレンス(推薦)を取得する事によって、その人の働き方やコミュニケーションスタイルを知ることができます。

結果的に、入社後/発注後にどの様な部署に配属するか、どの様なチームメンバーと働くべきかなどを考える事ができます。

リファレンスチェックの方法

リファレンスチェックには、主に2種類の方法があります。

①企業/採用担当がリファレンスチェックを実施する場合

転職/業務委託の候補者が、特に何もする必要がないのがこちらのパターンです。

転職面面談/業務委託面談の際に、企業がリファレンスチェックを実施する旨を説明し、候補者は承諾して待つだけとなります。

企業は、リファレンス先を探す際に

・業界ネットワークの紹介

・前述のリファレンスチェック事業者(含む興信所、調査会社など)へ依頼

・直接勤め先への連絡

などを行う場合があります。

直接勤め先へ連絡する場合には、その後の候補者の社内の関係性などを考えて、連絡をしてもいいか、連絡しては行けない人はいるかなど確認をする必要があります。

候補者の情報を話すことに抵抗がある場合もあるので、リファレンスチェックに理解がある会社かどうかを確認する必要もあります。

(外資系企業などでは頻繁に行われているので、説明は必要ないことが多いです。)

②候補者がリファレンスチェック回答者を紹介する場合

転職面談/業務委託面談の際に、候補者にリファレンスチェックをする旨の承諾を得ます。そして、候補者から回答者を企業に紹介します。

候補者がリファレンスチェック回答者に依頼をして、同意が取れた際に、電話や対面、テキスト等で質問を行い、回答していただきます。

主に現職(前職)の上司や、同僚など、複数のリファレンス先からの情報を得ることが多いです。

求職者としては、リファレンス先を紹介(メールや電話番号などの共有)した後に行うことはありません。

企業側がすべてやり取りを行うため、結果を待つのみとなります。

オンラインリファレンスチェックとは?サービス比較

「オンラインリファレンスチェック」のサービス事業者が2019年以降増加しています。

前述のバックグラウンドチェック(Backgroundcheck)や、信用調査を、オンラインのSaaSを利用して行うものです。

値段も1件10,000円〜80,000円程度と、比較的安価にサービス提供をされていることが多いです。

主なオンラインリファレンスチェック実施事業者

Parame(パラミー)

https://parame.jp/lp

利用料:
【従量課金】
・導入費用:無料
・従量課金:5,000円〜/1件(業務委託マッチングサービス利用時)

【月額定額】(リファレンスチェック数無制限)
・導入費用:無料
・月額費用:3.5万円(オンラインリファレンスチェックし放題)
業務委託マッチングサービスの利用も可能です。

業務委託マッチングサービスは、従量課金(採用決定時のみ)/もしくは月額3.5万円で、無制限に業務委託/人材募集の案件掲載が可能です。
※アカウント数等の制限も無く、3.5万円で上限なくリファレンスチェック実施可能なため、国内リファレンスチェックサービスとして、価格は最低水準に抑えられています。

Back Check(バックチェック)

https://backcheck.jp

【月額定額】
・導入費用:非公開
・月額費用:非公開

ASHIATO(アシアト)/事業者(エン・ジャパン)

https://ashiatohr.com

従量課金プラン
・利用費:¥30,000/人
・基本使用費:¥10,000/月
・初期導入費:¥200,000

定額課金プラン
・利用費:非公表
・初期導入費:¥200,000

oxalis(オキザリス)

https://www.oxalis.co/referencecheckservice

初期費用:無料
利用料: 1件30,000円〜
※英語、中国語のリファレンスチェックにも対応(1件40,000円〜80,000円)

英語、中国語にも対応しているサービスです。

オンラインリファレンスチェックにはどのくらいの時間がかかる?

オンラインリファンレスチェックは、8割程度が4日以内に終了するというデータが出ています(Parame調べ)。

フローは以下のとおりです。

①面談時にリファレンスチェックの許諾を取る

②システムを使って質問の決定とリファレンスチェックのコードを発行し、候補者に送信←企業担当者の作業はここまで(約10分)

③候補者が、自分をよく知る第三者(企業担当者から氏名がある場合もある)に、URLを発行

↑候補者の作業はここまで

④リファレンスを取得して終了

ここまでのフローが約4日間(早いと3時間以内に終了する事例もあります。)で完結することが多くなります。

選考フローをほとんど邪魔せず、オンラインリファレンスチェックを実施することが可能です。

オンラインリファレンスチェックのメリットとは?―企業編―

前述のリファレンスチェックの目的に加えて、以下のようなオンラインリファレンスチェックを行う場合のメリットがあります。

①スピードが早い

早ければ3時間、平均で2日間、8割以上が4日以内にオンラインリファレンスチェックが終了します。

専門業者に依頼する場合、要件のすり合わせなど行うことで5日〜2週間程かかる事例も多く、選考フローを邪魔することが少なくなります。

②信頼感を与えることができる

オンラインのリファレンスチェックは、Googleフォーム等のアンケートを使用する事も可能ではあります。

しかし、候補者にチープな印象を与え、企業としての信頼性を損ねる場合があります。オンラインリファレンスチェックシステムを利用することによって、安心感を与えることが可能です。

オンラインリファレンスチェックはいつやるの?

オンラインリファレンスチェックは、以下のようなシーンでご利用頂く事例が多くなっています。

①書類選考/面接前に

②面接実施時(一次面接〜最終面接までの間)

③最終面接後

④内定後

特に現状多いのは、②の面接実施時となっています。

面接の際に聞けなかった質問や、現職/前職社内でのコミュニケーション/労働スタイルなどを知りたい際に使われることが多いです。

また④の内定後に使われて大きな結果が出ることも事例として増加して来ました。内定後に、上司・チームなどへの情報共有のために用いることで、コミュニケーションが取りやすくなり、早くチームに馴染むことができるということで利用されることもあります。

オンラインリファレンスチェックのメリットとは?―候補者編―

オンラインリファレンスチェックは、企業だけにメリットがあるサービスではありません。

①企業がより自分を理解した上で入社/受託できる

企業が、より自分のことを理解した上で入社/受託する事ができます。入社後の受け入れ体制や、ご自身に合ったチーム編成、上席のアサインなどに繋がり、働きやすい環境の構築に繋がります。

②第三者から推薦(リファレンス)がもらえる

従来のリファレンスチェックは1回使い切りで、企業と回答者間でしかデータが貯まりませんでした。オンラインリファレンスチェックParameでは、SNS型を利用して運用されています。

候補者のアカウントに、良いリファレンス(推薦)情報が貯まる仕組みが取られています。

個人のアカウントに溜まったリファレンスを利用して、案件の獲得につなげたり、次回の業務委託のアサイン、クライアントへの自己紹介等に利用頂くことも可能です。

オンラインリファレンスチェックの質問はどのように行うか

オンラインリファレンスチェックを行う際には、システム上で質問項目を選択します。

多くの場合、候補者の職種や懸念事項に合わせて、事前にプリセットで用意された質問項目を選択することが可能です。

質問項目は、追加/削除をボタンひとつで簡単に行うことができます。

※質問の数は6~10問が一般的です。回答者の回答時間は15〜20分程度に収まり、負担が少なくなり、回答率の上昇と回答収集時間の短縮に繋がります。

オンラインリファレンスチェックのポイントとは?―企業編―

オンラインリファレンスチェックを気持ちよく実施してもらうために以下の2点に注意をして頂く必要があります。

個人情報保護に務める

2015年に改正された「個人情報の保護に関する法律」により、候補者の個人情報取り扱いの重要性が増しています。

第2条の第3項に規定されている『要配慮個人情報』は必ず確認/遵守するようにして下さい。。

【要配慮個人情報とは】

以下の6項目を中心に、候補者/求職者が差別や偏見などの不利益を生じないように、配慮が必要な個人情報を指します。

人種
信条
社会的身分
病歴
犯罪の経歴
犯罪により害を被った事実

法の第十七条第二項(適正な取得)に規定されている場合を除き、要配慮個人情報取得には本人の同意が必要です。

内定取り消しを行う際には細心の注意を

内定を出した後に、内定を取り消しする際には、細心の注意が必要です。

内定を通知した時点で、労働契約が成立したとみなされるため、できる限りリファレンスチェックは内定前に行う必要があるでしょう。(配属先や上席のアサインをするためのオンラインリファレンスチェックをする場合を除く)

リファレンスチェックで内定を確実に問題なく取り消せるわけではありませんので、ご注意下さい。重大な経歴詐称や、内定を取り消すための「合理的な理由」に当たるか、専門家の意見を聞きながら判断するようにして下さい。

オンラインリファレンスチェックのポイントとは?―候補者編―

候補者がオンラインリファレンスチェックを実施する際に、以下のようなポイントを抑える事で、入社や業務受注に繋がりやすくなります。

①しっかりと記入して頂ける知人を選択する

オンラインリファレンスチェックを候補者として利用する際には、「自分について」しっかり記入してくれる様な、関係性がある方に依頼することが重要です。記入内容が少なかったり、変な内容を書く可能性がある方に依頼することは避けた方がいいでしょう。

②良い点も、悪い点も記入して頂くように依頼する/できれば具体的なエピソードを添えていただく

ご自身の良い点はもちろん、質問で求められた際には改善点も含めて書いて頂くといいでしょう。できる限り読み手に情景が伝わるような具体例を書いて頂くといいと思います。

例:

いい点:新規ウェブサービスの開発の際に、ユーザーテストの件数を増やすために、自発的にご自身の友人や知人などにアポイントメントを設定されていました。新規サービスということでかなり労働時間が多くなってしまっていましたが、夜遅くまで対応し、社内でも努力する様子が認められていました。

改善点:朝起きられない(前夜に2~3時まで作業をしていることが続いた時)ことで、社内のミーティングに数回欠席されたことがありました。クライアントに迷惑はかかりませんでしたが、うまく工数を分担するなど、チームメンバーとしてもケアが必要かもしれません。

など。

ただ単に「素行不良でした」「盗み癖があります」などの人間的な欠点/改善が難しそうに思える事ではなく、周りがどのようにフォローを行うと仕事上円滑に回るかの一言を添えて書いて頂けるといいと思います。

③意図や、目的を伝えて、丁寧に依頼をする

ご自身の「キャリア」や、「業務委託の受注」につながると伝えるようにしましょう。また、回答には15~30分程度かかることが多いので、時間を取って頂くことに対するお礼をしっかりとするようにして下さい。

リファレンスチェックの多くが、基本的には謝礼が発生しないものとなりますので、書き手が気持ちよく欠けるように依頼するようにして下さい。

リファレンスチェックを現職の人に依頼できない(転職活動を隠している)場合

転職活動を社内には言わずに、隠して行っている方がほとんどだと思います。

その際に企業からオンラインリファレンスチェックを依頼された場合には、正直にその旨をお伝え頂いて構いません。

その上で、社内で依頼できる方を探すか、どうしても難しければ社外で依頼したいということを、企業の採用担当社員に相談してみて下さい。

以下、社内外でどの様な方に依頼する可能性があるか挙げています。

①社内でオンラインリファレンスチェックを依頼する場合

・社内で依頼できそうな方(仲がいい同期/後輩)
・信頼できる上司

②社外でオンラインリファレンスチェックを依頼する場合

・現職のクライアントに依頼する
・前職の社員(同期、後輩、先輩)に依頼する
・家族や大学の同期など、親しい存在に依頼する

などの可能性が考えられます。

本人に同意を得ないリファレンスチェックは禁止されていますので、気兼ねなくご自身がリファレンスチェックを依頼できる方を提案してみて下さい。

尚、営業職やクライアントワークがあるエンジニア/デザイナー職の方の場合、前職/現職のクライアントにオンラインリファレンスチェックを依頼することをオススメ致します。

クライアントと信頼関係を構築できる営業力を示すことができるので、非常におすすめです。

まとめーオンラインリファレンスチェックは、企業と候補者のためにあるー

オンラインリファレンスチェックは、

・採用を考える企業

と、

・転職を希望する候補者(仕事を得たい個人事業主/フリーランス/企業担当者)

との間で、ミスマッチをなくし、よりより関係性を築くために行うものです。

お互いが気持ちよく働くための参考になりましたら幸いです。

オンラインリファレンスチェックならParame

オンラインリファレンスチェックのParameは、リファレンス(推薦)を送り合えるSNS形式のサービスです。

候補者(転職/個人事業主/フリーランス)がリファレンスをもらうたび、公開可能な情報は、自分のアカウントに推薦情報として蓄積されます。

サンプルのParameアカウントを見る

※公開/非公開の設定も可能です。
※企業担当者と書き手の間でしか見られない、秘密のリファンレスの取得も可能です。

個人の信用をアップデートするSNSとして、拡大を続けている、

・「月額3.5万円でオンラインリファレンスチェックし放題」という低価格
・企業は業務委託の求人情報の掲載オプションあり(転職求人はサービス開発中)

のサービスです。

業界内で比較しても、リファレンスチェックの費用を安く抑えて体験してみたいというクライアント各社様にご利用頂いております。

オンラインリファレンスチェック無料登録

Parameのプラットフォームを通じて、「個人の信用をアップデート」することで、皆さんの生活のお役に立てましたら幸いです。